Aplicación gratuita VERI*FACTU de la AEAT: guía

Una aplicación pública, pero no un ERP gratuito

La aplicación gratuita de la AEAT es un SIF VERI*FACTU para facturación de baja complejidad. fuente oficial. Permite crear facturas y remitir directamente sus registros a la Agencia Tributaria. Está disponible en la Sede y la ayuda oficial, actualizada el 19 de junio de 2026, la dirige principalmente a profesionales, autónomos y empresas con poca facturación que no disponen de software propio o prefieren una alternativa gratuita.

“Gratuita” describe el precio de acceso, no el coste total de operar. Si una persona tiene que copiar cada cliente y concepto, coordinar varios usuarios por fuera y reconstruir informes en otra herramienta, el ahorro de licencia puede convertirse en más horas administrativas. La pregunta útil no es si funciona. Funciona y ya está disponible. La pregunta es si cubre el circuito real sin forzarlo.

Su condición de VERI*FACTU tampoco es una marca comercial. El artículo 7.b) del Reglamento prevé una aplicación informática de la Administración y el artículo 16 le atribuye la consideración de sistema de emisión de facturas verificables. fuente oficial. Los registros se remiten a la AEAT al expedir. Ese diseño reduce ciertas obligaciones locales de los sistemas no verificables, pero introduce una frontera clara: la gestión vive en la aplicación pública.

Acceso y preparación del emisor

La entrada se realiza desde la Sede electrónica mediante Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico. fuente oficial. La ayuda recomienda completar “Mis datos” y el formulario del emisor la primera vez. Esa configuración evita repetir información en cada factura, pero no debe aceptarse sin comprobar razón social, NIF, dirección y datos que deban aparecer en los documentos.

Antes de emitir, crea una ficha de prueba con los tipos de cliente, productos, servicios, impuestos y retenciones que usas. No empieces con una factura real difícil de rectificar. La introducción temporal y la vista previa pueden considerarse borrador; cuando la factura se expide, se genera el registro y ya no se corrige sobrescribiendo el original. La AEAT explica que las modificaciones posteriores deben seguir los procedimientos de registros adicionales. fuente oficial

Si actúa una gestoría, el acceso no se resuelve compartiendo la clave personal del cliente. La ayuda limita la expedición a nombre propio o a un apoderado autorizado. Revisa el apoderamiento, quién prepara, quién valida, quién expide y quién responde a una incidencia. La delegación material de la facturación no libera al empresario de su responsabilidad sobre el cumplimiento. fuente oficial

Lo que permite hacer

La ayuda oficial indica que no existe límite anual, mensual ni semanal de facturas. fuente oficial. Es un dato objetivo, aunque se interpreta mal con facilidad. Sin límite no significa sin fricción. Cien facturas repetitivas cargadas a mano pueden ser menos manejables que mil generadas mediante una integración en otro sistema.

La aplicación gestiona los datos de emisor, destinatarios y facturas, produce el documento y envía el registro. La consulta queda vinculada a los registros presentados. Esto puede bastar para un profesional que emite pocas facturas completas, trabaja solo, no necesita stock ni conciliación automática y acepta la operativa de la Sede.

También evita que ese usuario tenga que contratar y verificar una declaración responsable de un producto comercial. La propia aplicación administrativa tiene la condición reglamentaria de VERI*FACTU. No elimina la necesidad de comprobar si la persona y sus operaciones están dentro del ámbito, ni de conservar la documentación que exigen las normas de facturación, IVA y contabilidad.

Recomendación editorial: antes de adoptar la aplicación, configura emisor, clientes y productos, emite una prueba, revisa el registro remitido y define la custodia de las facturas. criterio derivado. Añade una rectificación y una anulación al ensayo. Un flujo que solo se ha probado en el caso feliz no está preparado para el primer error de NIF o importe.

Los límites que deben decidir la compra

La AEAT publica restricciones concretas. No admite múltiples destinatarios y excluye facturas con determinadas claves de régimen: 03 para bienes usados, objetos de arte, antigüedades y colección; 05 para agencias de viaje; 06 para grupo de entidades en IVA, nivel avanzado; y 09 para ciertas prestaciones de agencias de viaje como mediadoras. fuente oficial. La relación debe revisarse en la ayuda vigente antes de decidir, porque una ampliación futura podría cambiar el análisis.

El límite de mayor alcance es la gestión exclusiva. Los registros generados en la aplicación no pueden exportarse para continuar la facturación en otro SIF. fuente oficial. No confundas esa frase con la imposibilidad de descargar una factura o consultar datos. Significa que no existe una salida reglamentaria de registros para reanudar el encadenamiento y la gestión en otro programa.

Esa frontera importa a una empresa que crece. Si hoy emite cinco facturas y dentro de un año necesita CRM, suscripciones, almacén o cobro automático, deberá planificar el cambio sin asumir una migración transparente del historial operativo. El histórico puede seguir consultándose en la aplicación y las nuevas series gestionarse en otro SIF, pero el proceso, la numeración, la evidencia y la conciliación tienen que diseñarse.

La aplicación tampoco debe evaluarse como una plataforma multiempresa por defecto. Aunque existe actuación mediante apoderado, cada obligado conserva su identidad y responsabilidad. Una asesoría con decenas de clientes necesita medir cambios de contexto, controles de autorización, revisión previa y segregación. El hecho de que el acceso sea posible no garantiza que sea el flujo más seguro.

Prueba de encaje en quince preguntas

Empieza por el catálogo, no por el precio:

1. ¿Emites facturas completas, simplificadas o ambas?
2. ¿Usas alguno de los regímenes que la aplicación excluye?
3. ¿Hay facturas con varios destinatarios?
4. ¿Cuántos emisores y usuarios intervienen?
5. ¿Quién dispone de certificado, Cl@ve o apoderamiento?
6. ¿Necesitas presupuestos, pedidos, albaranes o proformas vinculadas?
7. ¿Hay cuotas recurrentes o facturas por lotes?
8. ¿Los precios e impuestos vienen de otra aplicación?
9. ¿Necesitas inventario o conexión con un TPV?
10. ¿Cómo llevarás la contabilidad y los libros?
11. ¿Qué informes requiere tesorería?
12. ¿Quién corrige rechazos o errores de datos?
13. ¿Cómo entregarás y conservarás los PDF?
14. ¿Qué ocurrirá al cambiar de herramienta?
15. ¿Puede el equipo completar el trabajo en el tiempo disponible?

Una mayoría de respuestas sencillas favorece la aplicación pública. Varias integraciones, automatizaciones o excepciones apuntan a un SIF comercial o a medida. No hace falta que la empresa sea grande. Una persona autónoma con cien suscripciones mensuales puede necesitar más automatización que una sociedad que emite diez facturas complejas al año.

Aplicación pública frente a software comercial

Encaja mejor cuando el flujo es sencillo y no necesita integraciones, múltiples destinatarios ni continuidad de registros en otro SIF. criterio derivado. El software privado no gana automáticamente por tener más funciones. Cada función añade configuración, riesgo y coste. La herramienta pública tampoco gana automáticamente por ser gratuita. El criterio es el coste operativo completo y la cobertura verificable.

Pide a cualquier alternativa privada la declaración responsable de la versión, una demostración de errores y las condiciones de exportación. Compara las mismas tareas: alta de cliente, factura, rectificación, cobro, envío al asesor y cierre mensual. No compares una lista comercial de módulos con una sesión real en la aplicación de la AEAT.

Cómo ejecutar un piloto sin desordenar la facturación

Selecciona una serie o un conjunto de operaciones representativo. Documenta fecha de comienzo, usuarios y responsable. Carga datos maestros mínimos y evita introducir información personal innecesaria. Emite primero en el contexto de prueba disponible y confirma el resultado. Después decide cuándo expedir la primera factura real.

Durante el periodo anterior a las fechas obligatorias del RRSIF, la AEAT permite probar VERI*FACTU y dejar de usarlo para volver a otro SIF permitido antes del 31 de diciembre de 2026 o 30 de junio de 2027, según el obligado. fuente oficial. La flexibilidad no borra las facturas reales ni sus registros. Separa el ensayo técnico de la decisión de producción.

Revisa cuatro momentos: expedición, entrega al cliente, consulta posterior y corrección. Anota tiempos y puntos manuales. Si otra persona contabiliza, entrégale el mismo paquete que recibiría cada mes. Si solo puedes cerrar copiando datos uno a uno, ya tienes una medida del coste que la licencia cero no refleja.

Antes de terminar el piloto, simula el cambio. Define la fecha de corte, nueva serie si procede, exportación de documentos disponibles, acceso futuro a la Sede y conciliación del histórico. La limitación de continuidad no debe descubrirse el día en que se contrata un ERP.

Archivo, privacidad y control interno

El envío del registro no sustituye el archivo documental. Conserva las facturas expedidas, justificantes de entrega, autorizaciones, cobros y documentación que sustenta la operación. Decide quién puede acceder y cómo se revoca un apoderamiento cuando termina la relación con una asesoría o empleado.

No compartas certificados ni credenciales en canales informales. La comodidad de una sola clave para todo el despacho crea un problema de trazabilidad y seguridad. Usa la representación prevista, revisa su alcance y registra quién realizó cada tarea. Si se descarga un PDF para el cliente, verifica que coincide con la factura expedida y no con una vista previa.

La aplicación genera y envía, pero el usuario sigue respondiendo por la veracidad del NIF, fecha, base, tipo, cuota y descripción. Una validación técnica no prueba que el tratamiento fiscal sea correcto. Para operaciones nuevas o regímenes dudosos, revisa primero el criterio tributario y luego configura la factura.

Casos que suelen encajar

Un consultor con pocos clientes empresariales, facturas mensuales preparadas manualmente y contabilidad llevada por un asesor puede encajar bien. También una pequeña sociedad patrimonial que emite pocas facturas ordinarias, siempre que su régimen y calendario estén cubiertos. La ausencia de límite periódico evita tener que cambiar solo por superar un número contractual.

Encaja peor un comercio con TPV, múltiples tickets y stock; una empresa de suscripciones; una agencia con regímenes excluidos; un negocio que factura desde el CRM; o una asesoría que necesita trabajo masivo y validaciones en lote. No es una prohibición. Es una señal para medir el flujo completo antes de elegir.

También merece cautela quien prevé una migración próxima. Si ya está aprobado un ERP para el siguiente ejercicio, quizá resulte más sensato adaptar ese sistema que crear un histórico breve en la aplicación pública y cortar después. En cambio, si la alternativa es mantener una plantilla dudosa sin plan, la aplicación puede proporcionar una ruta clara y disponible.

Vigencia y límites de esta guía

Las características citadas proceden de la ayuda oficial actualizada el 19 de junio de 2026 y consultada el 17 de julio. La AEAT puede ampliar funciones, regímenes o procedimientos. Comprueba la página de ayuda antes de ponerla en producción. Los plazos generales vigentes son anteriores al 1 de enero de 2027 para el colectivo del artículo 3.1.a) y anteriores al 1 de julio de 2027 para el resto del artículo 3.1. fuente oficial

La guía no decide si una operación debe llevar IVA, retención, factura completa o rectificativa. Tampoco cubre regímenes forales ni sustituye la revisión del ámbito subjetivo. Una herramienta correcta puede producir una factura fiscalmente incorrecta si recibe datos o criterios equivocados.

Cómo organizar el trabajo con una asesoría

Decide si la asesoría expedirá o si recibirá facturas ya expedidas. En el primer caso necesita representación y un calendario para obtener datos y validación. En el segundo, el cliente opera la aplicación y entrega documentos e información para contabilizar. Mezclar ambos modelos factura a factura aumenta duplicados.

Prepara un paquete mensual: relación de facturas, PDF, rectificativas, cobros y notas sobre operaciones excepcionales. La aplicación remite registros, pero el asesor necesita comprender la operación y cerrar libros. Acuerda quién comprueba los estados en sede y quién actúa ante un error.

Cuando cambia la asesoría, revoca poderes que ya no procedan y conserva el acceso propio. Documenta cómo se entrega el histórico sin compartir credenciales. El nuevo profesional no debería depender de la cuenta personal de su predecesor.

Rectificaciones, anulaciones y errores de usuario

Entrena con tres errores distintos. Un NIF equivocado en una factura expedida afecta al documento y requiere el procedimiento de rectificación aplicable. Un registro rechazado por formato requiere subsanación técnica. Una operación que finalmente no existió puede necesitar anulación o factura rectificativa según los hechos. No uses el mismo botón para todo.

La aplicación debe guiar el procedimiento, pero el usuario decide la realidad fiscal. Conserva el documento original y la relación con el posterior. Verifica que el cliente recibe la corrección y que contabilidad refleja ambas piezas.

Añade una revisión antes de expedir: destinatario, fecha, descripción, base, tipo, cuota, retención y total. La vista previa es el último punto barato para corregir. Después no se sobrescribe el registro original.

Coste operativo medido con tiempo

Durante dos semanas, registra minutos por alta de cliente, factura, entrega, cobro y cierre. Añade interrupciones por autenticación, revisión y consulta. Multiplica por el volumen previsto y compara con la cuota y automatización de un producto privado. Incluye el tiempo del asesor.

La ausencia de límite de facturas evita un coste por tramo, pero no reduce carga manual. Si los conceptos son repetitivos, una aplicación con plantillas o facturación recurrente puede ahorrar horas. Si las facturas son pocas y distintas, la introducción manual puede ser razonable.

Valora el coste de salida. La imposibilidad de exportar registros para continuar en otro SIF obliga a un corte y a mantener consulta del histórico. Estima esa transición ahora, aunque no planees usarla.

Control antes de cada cierre trimestral

Concilia numeración y series; identifica anulaciones y rectificativas; compara facturas entregadas con operaciones contabilizadas; revisa apoderamientos y accesos. Abre las facturas más recientes y confirma que son documentos definitivos con QR, no vistas previas.

Comprueba que la asesoría recibió todo y que puede distinguir fecha de expedición, operación y cobro. La remisión VERI*FACTU no prepara por sí sola una declaración tributaria. Si aparece una diferencia, resuélvela sobre documentos y registros, sin recrear facturas.

Guarda una evidencia del cierre y las excepciones. Una carpeta ordenada convierte la aplicación pública en un proceso sostenible; sin ella, la sencillez de la pantalla puede esconder un archivo incompleto.

No empieces por la factura más simple. Elige una que represente tu dificultad habitual: descuento, retención, cliente extranjero, rectificación o apoderado. Comprueba si la aplicación la admite y cuánto tarda el ciclo completo. Repite con el cierre mensual y con un cambio de usuario.

Si cubre el circuito, documenta accesos, archivo y fecha de puesta en marcha. Si no lo cubre, utiliza las restricciones encontradas como requisitos de compra para otra solución. La guía general de VERI*FACTU para pymes ayuda a ubicar el proyecto; el servicio fiscal-contable de TaxFactory puede revisar ámbito, operaciones y plan de transición. La mejor decisión puede ser la aplicación pública, pero debe demostrarse con tus facturas, no con su precio.

Preguntas frecuentes

¿La aplicación gratuita de la AEAT ya está disponible?

Sí. La AEAT ofrece acceso desde su Sede electrónica y publicó una ayuda actualizada el 19 de junio de 2026. La identificación se realiza con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico.

¿Tiene un límite de facturas?

La ayuda oficial indica que no existe límite anual, mensual ni semanal. Eso no significa que sea apropiada para cualquier volumen: también deben valorarse carga manual, integraciones, usuarios e incidencias.

¿Puedo exportar sus registros y continuar en otro programa?

La AEAT señala que las facturas y registros generados solo pueden gestionarse dentro de la propia aplicación y que no es posible exportarlos para continuar la facturación en otro SIF.

¿Admite todos los regímenes y tipos de factura?

No. La ayuda excluye, entre otros, determinadas claves de régimen y las facturas con múltiples destinatarios. Debe revisarse el catálogo vigente antes de migrar.

¿Puede usarla una gestoría en nombre del cliente?

La aplicación permite expedir en nombre propio o mediante apoderado autorizado. El modelo operativo debe comprobar representación, acceso, reparto de tareas y responsabilidad del obligado a expedir factura.