Elegir software VERI*FACTU: declaración responsable

El primer documento que debe enseñar el proveedor

La comprobación empieza por la declaración responsable de la versión exacta, no por un sello comercial genérico. fuente oficial. El Reglamento atribuye al productor la declaración de que el sistema cumple el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, el RD 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y las especificaciones que complete la AEAT.

No existe en este modelo una homologación previa individual de cada producto emitida por la Agencia Tributaria. El proveedor declara bajo su responsabilidad. Por eso expresiones como “homologado por Hacienda”, “certificado AEAT” o “100 % oficial” deben reconducirse al documento reglamentario: quién lo firma, qué versión cubre y qué componentes describe.

La declaración es necesaria, pero no basta para comprar. Un producto puede estar diseñado para cumplir y no cubrir tu régimen, proceso de cobro, series, usuarios o integración. También puede estar instalado en una versión distinta. La selección necesita una comprobación documental y otra operativa.

Qué información es obligatoria

La Orden exige que la declaración identifique nombre, código, versión, componentes, modalidad y productor del SIF. fuente oficial. El artículo 15 ordena los campos y evita documentos vagos. Revisa uno por uno:

• denominación comercial del sistema;
• código breve definido por el productor;
• identificador completo de la versión concreta;
• hardware y software que lo componen, con funciones;
• si solo puede funcionar como VERI*FACTU;
• si permite facturar para varios obligados;
• tipos de firma cuando pueda operar como no verificable;
• identidad, identificación fiscal y dirección del productor;
• manifestación expresa de cumplimiento;
• fecha y lugar de suscripción.

El anexo recomendado puede explicar contactos, webs, histórico de versiones y modo técnico de cumplimiento. No sustituye los campos obligatorios. Un folleto con el nombre del producto y una frase de conformidad no alcanza el contenido exigido.

Los ejemplos publicados por la AEAT muestran declaraciones para productos exclusivamente VERI*FACTU y describen instalaciones autónomas o cliente-servidor, gestión de varios obligados y ausencia de firma expresa cuando todo se remite. fuente oficial. Son ejemplos, no plantillas que permitan copiar una arquitectura inexistente.

La versión es una frontera real

La Orden pide el identificador completo de la versión concreta. No compres “la marca” y des por cubiertas todas sus ediciones. Compara el número visible en producción con el documento recibido. Si existe aplicación móvil, servidor, plugin fiscal y conector de TPV, anota la versión de cada componente incluido.

Una actualización puede corregir seguridad sin cambiar el cumplimiento o puede alterar el motor de facturación. El proveedor debe explicar cuándo emite una nueva declaración y cómo conserva el histórico. Incluye esta obligación en el contrato: acceso a las declaraciones vigentes y anteriores durante toda la relación y después del cierre cuando sea necesario para acreditar qué se usó.

La actualización automática merece atención. Un despliegue nocturno no debe dejar durante días una versión sin documento conciliado. Pide aviso, notas de cambio, ventana de reversión y evidencia de prueba. Si el software es SaaS y el usuario no controla el número, la interfaz debe seguir mostrando la versión o identificador cubierto.

Dónde debe aparecer

La declaración debe estar disponible de manera legible e individualizada dentro del propio sistema, con acceso rápido, fácil e intuitivo. También debe ponerse a disposición del comercializador y del cliente al adquirirlo y después, en papel o formato electrónico extendido y gratuito. fuente oficial

Pide al proveedor que la abra durante la demostración. No aceptes como única respuesta un enlace perdido en la web. Guarda una copia con fecha, pero comprueba también el acceso interno. Esa prueba relaciona el documento con la instalación que ves.

Si el menú solo muestra una declaración genérica, compara el identificador. Si descarga el documento desde internet, verifica que el enlace no cambia silenciosamente el contenido. Un hash y un archivo fechado ayudan al expediente de compra.

Componentes y ampliaciones

Los sistemas modernos rara vez son una sola aplicación. Pueden incluir núcleo de facturación, librería de QR, servicio de remisión, conector, TPV y módulo de terceros. La Orden exige declaraciones de las ampliaciones y componentes producidos por otras personas o entidades, en sus diferentes versiones. fuente oficial

Pregunta quién es productor del componente principal y quién dirige el cumplimiento. Una tienda de plugins no debería dejar al cliente arbitrando entre fabricantes cuando un registro se rechaza. El contrato debe asignar diagnóstico, corrección, actualización y conservación de evidencias.

Una integración que solo consume datos después de expedir puede estar fuera del componente de facturación. Otra que asigna número, altera datos antes del cierre o genera el registro forma parte del circuito. Dibuja el flujo y compara con la descripción de la declaración.

Modalidad y promesas comerciales

La declaración indica si el sistema solo puede funcionar como VERI*FACTU. Si responde que no, comprueba qué modalidades ofrece realmente la versión y qué exige cada una. Un producto capaz de ambas puede necesitar configuración, certificado y controles diferentes.

No confundas “compatible con VERI*FACTU” con “remite en producción”. Ejecuta una prueba: expide, observa el registro, recibe la respuesta, provoca un error y resuélvelo. Comprueba el QR y la frase exigida. En modalidad no verificable, prueba firma, eventos, verificación, exportación y conservación.

La palabra “preparado” puede describir una hoja de ruta. La fecha límite del productor para ofrecer productos adaptados ya derivó de la entrada en vigor de la Orden, pero la compra debe basarse en la versión disponible, no en una promesa de entrega. Los plazos de usuarios son antes del 1 de enero de 2027 y antes del 1 de julio de 2027 según el colectivo. fuente oficial

Demostración de cumplimiento operativo

Recomendación editorial: concilia documento, versión instalada y arquitectura, y después prueba altas, correcciones, anulaciones, rechazos y exportaciones. criterio derivado. Prepara casos antes de la demo. El vendedor no debe elegir solo operaciones ideales.

Incluye una factura ordinaria, otra con retención si aplica, una rectificativa, una anulación de registro, una pérdida temporal de conexión y un certificado próximo a caducar. Si hay varios usuarios, intenta expedir simultáneamente. Si hay varias sociedades, cambia de obligado y comprueba que la interfaz lo muestra claramente y las cadenas están separadas.

Revisa mensajes de error. Deben decir qué ocurrió y qué acción es segura. Un botón “reenviar” sin identificar registro, estado e idempotencia es una fuente de duplicados. Pide acceso a soporte y mide cuánto tarda en reconstruir una incidencia.

Cobertura fiscal y funcional

La declaración no garantiza que el producto contemple todos tus tipos de operación. Construye un catálogo: facturas completas y simplificadas, anticipos, rectificativas, destinatario extranjero, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales, retenciones, múltiples series y facturación por terceros. Verifica cada caso que uses.

Después añade necesidades no fiscales: presupuestos, pedidos, albaranes, stock, suscripciones, conciliación bancaria, permisos, auditoría y exportación. Evita contratar funciones por si acaso. Cada integración amplía superficie de fallo y puede introducir componentes que necesitan nueva declaración.

La configuración inicial es parte del riesgo. Tipos, series y textos deben revisarse con criterio fiscal. El proveedor puede facilitar valores, pero no conoce todos los hechos. Aceptar un desplegable por defecto no transfiere la responsabilidad.

Salida de datos y fin del contrato

Pregunta qué puedes extraer: facturas, registros, respuestas AEAT, clientes, productos, auditoría y declaraciones. Exige formatos, frecuencia y coste. En VERIFACTU la exportación reglamentaria de registros no tiene la misma exigencia que en NO VERIFACTU, pero la continuidad del negocio necesita salida documental y operativa.

Simula la baja antes de firmar. ¿Cuánto tiempo conserva el proveedor el acceso? ¿Cómo se descargan miles de facturas? ¿Se mantienen QR y documentos originales? ¿Se entrega un índice verificable? ¿Qué ocurre con registros pendientes y certificados?

Un plan de salida reduce dependencia y facilita migrar sin reexpedir históricos. No aceptes que “los datos están en la AEAT” como respuesta completa. La Agencia recibe registros VERI*FACTU, no sustituye tu archivo de contratos, facturas y contabilidad.

Seguridad, disponibilidad y soporte

La conformidad fiscal no prueba seguridad. Revisa autenticación multifactor, roles, registro de accesos, cifrado, copias, restauración, ubicación y notificación de incidentes. Limita quién puede cambiar series, NIF, modalidad y certificados.

Pide objetivos de disponibilidad y soporte durante cierres. En un SaaS, una caída puede impedir expedir. En una instalación local, la empresa asume más mantenimiento. Comprueba el modo de contingencia sin crear facturas duplicadas.

El certificado usado para remitir o firmar debe tener propietario, custodio, vencimiento y rotación. Una clave privada copiada en varios TPV sin control no se vuelve segura porque el software tenga declaración responsable.

Matriz de decisión

Dos productos conformes se comparan por cobertura del flujo, incidencias, mantenimiento y salida de datos, no por el uso de la palabra certificado. criterio derivado. Pondera criterios según tu operación. Una microempresa puede valorar simplicidad; una cadena de tiendas, continuidad e integración.

Lo que la declaración no demuestra

La declaración la expide el productor para una versión concreta del sistema; no es una homologación previa emitida por la AEAT. criterio derivado. Tampoco prueba que la instalación no haya sido modificada, que el usuario configure bien los impuestos o que el proveedor preste soporte suficiente.

No elimina comprobaciones de ámbito. SII, territorios forales y exclusiones requieren análisis previo. Tampoco garantiza compatibilidad con la factura electrónica B2B: el RD 238/2026 regula otro sistema, con formatos e intercambio propios y efectos ligados a una orden de desarrollo.

La declaración es una pieza fuerte porque obliga a identificar y asumir. Úsala para hacer preguntas precisas, no para cerrar la revisión.

Revisión anual y tras cada cambio

Guarda un expediente con declaración, versión, fecha de instalación, pruebas, incidencias y contrato. Revísalo al cambiar de versión, añadir plugin, abrir centro, cambiar modalidad o incorporar otro obligado. Una revisión anual detecta enlaces rotos y responsables que ya no trabajan en la empresa.

Conserva la declaración que correspondía a cada periodo. La última no explica necesariamente el histórico. Si el proveedor corrige una no conformidad, documenta fecha de actualización y alcance de registros afectados.

Comprueba fuentes oficiales antes de renovar. Esta página refleja normativa y ayudas consultadas el 17 de julio de 2026. Las especificaciones técnicas de la sede pueden cambiar dentro del marco de la Orden.

Cláusulas que conviene llevar al contrato

Identifica producto, edición, versión y modalidad. Obliga al proveedor a entregar la declaración vigente y el histórico, avisar cambios que afecten al cumplimiento y mantener acceso dentro del sistema. Si hay componentes de terceros, enuméralos y asigna un interlocutor único.

Define soporte de incidencias: horarios, prioridad de facturación detenida, tiempos de respuesta, acceso a logs y corrección de registros rechazados. Separa corrección técnica de asesoramiento fiscal. El proveedor no debería modificar una factura sin autorización del cliente.

Incluye exportación periódica y final, conservación tras baja, devolución o destrucción de datos, revocación de certificados y colaboración en migración. Establece qué ocurre si una actualización deja de soportar el sistema operativo o una integración contratada.

Pide pruebas de seguridad y protección de datos proporcionadas al riesgo. La declaración fiscal no cubre disponibilidad, confidencialidad ni recuperación. Un contrato pequeño puede ser sencillo, pero no omitir la salida.

Señales de alerta durante una demostración

El comercial no puede mostrar versión ni declaración. El documento nombra otra edición. Se usa “certificado” sin identificar al productor. La demo remite una factura válida, pero no muestra errores. El proveedor afirma que la AEAT guarda todo y no ofrece documentos al terminar.

También alerta una configuración multiempresa que no muestra claramente el NIF activo, un botón para borrar facturas expedidas o una rectificación que reemplaza el original. En NO VERIFACTU, pregunta por firma y eventos; en VERIFACTU, por cola y respuesta. Una explicación confusa merece una prueba adicional, no una conclusión inmediata.

Otro indicio es el futuro como respuesta: “lo tendremos para la fecha”. Puede ser un plan legítimo, pero no es evidencia actual. Si se contrata antes, vincula pagos o aceptación a una versión demostrada y declarada.

Puntuación sin ocultar bloqueos

Puedes ponderar precio, facilidad, soporte e integración, pero algunos criterios son binarios. Versión sin declaración, operación fiscal imprescindible no soportada, imposibilidad de conservar el histórico o prueba de expedición incoherente bloquean la compra. Una media alta no compensa un incumplimiento.

Para los productos que superan bloqueos, puntúa tareas con datos: minutos, pasos, errores detectados, tiempo de soporte y coste a tres años. Haz que dos usuarios ejecuten el mismo caso. La preferencia de interfaz importa, pero no sustituye trazabilidad.

Registra por qué gana una opción y qué riesgos acepta la empresa. Así se revisa la decisión cuando cambia el volumen o el proveedor. Evita matrices con veinte criterios todos valorados como “cumple” por el vendedor.

Recepción y puesta en producción

La aceptación final debe comparar versión y declaración, ejecutar los casos acordados, revisar permisos, certificados, copias, exportación y soporte. Guarda resultados y defectos pendientes. No firmes recepción solo porque el sistema emite un PDF con QR.

Configura alertas y responsables antes de activar. Forma a usuarios sobre borrador, expedición, rectificación y estados. Entrega a la asesoría un procedimiento de conciliación. Fija una revisión a las dos semanas y otra tras el primer cierre.

Si aparecen defectos, decide si impiden expedir o pueden corregirse con plazo. Documenta solución y repite prueba. No normalices una intervención manual diaria que no figuraba en el coste.

Revisión de una migración ya contratada

Si el proveedor fue elegido antes de esta lista, todavía se puede revisar sin reiniciar la compra. Pide documento, inventaría versión y ejecuta casos. Identifica brechas contractuales y acuerda un anexo. La prioridad es conseguir evidencia y plan antes de la fecha obligatoria.

No migres el histórico como nuevas facturas. Concilia series y pendientes, conserva el sistema anterior en modo consulta y bloquea expedición tras el corte. Prueba exportación antes de cancelar.

Una recepción tardía es preferible a descubrir la ausencia de declaración durante una comprobación. Mantén la discusión en hechos: versión, campo, respuesta, archivo y responsable.

Verificación con referencias del mercado

Pide referencias que usen la misma edición y un flujo parecido, con permiso para preguntar por implantación, incidencias, actualizaciones y salida. Una referencia no demuestra cumplimiento, pero descubre costes que una demo no muestra. Evita datos de clientes o detalles confidenciales.

Contrasta la respuesta con documentación oficial. Los ejemplos de la AEAT ayudan a reconocer campos; la Orden es la fuente obligatoria. Si el proveedor interpreta de otro modo un requisito, solicita la base normativa y registra la decisión. La precisión documental es una señal de mantenimiento futuro.

Solicita declaración responsable, mapa de componentes, notas de versión, plan de pruebas y formato de salida. Abre el documento desde el producto, captura versión y ejecuta tus casos. Solo después compara precio.

La guía general de sistemas VERI*FACTU ofrece contexto para el proyecto. El equipo fiscal-contable de TaxFactory puede convertir operaciones y riesgos en un guion de evaluación. La compra queda mejor protegida cuando el proveedor puede enseñar qué declara, cómo funciona y cómo saldrás si deja de encajar.

Preguntas frecuentes

¿Existe una certificación previa emitida por la AEAT?

El modelo reglamentario se basa en una declaración responsable del productor. La declaración hace constar el cumplimiento de la versión; no equivale a una homologación individual previa emitida por la AEAT.

¿Dónde debe estar la declaración responsable?

La Orden exige que esté disponible de forma legible e individualizada dentro del sistema, con acceso rápido, fácil e intuitivo, y que se entregue al comercializador y al cliente.

¿Sirve la declaración de otra versión?

No debe darse por supuesto. El documento identifica la versión concreta y los componentes. Hay que conciliarlo con la versión instalada y revisar una nueva declaración tras cambios relevantes.

¿Qué ocurre si hay plugins de otros fabricantes?

La Orden exige declaraciones de las ampliaciones y componentes producidos por terceros, en sus diferentes versiones. Debe quedar claro quién responde por el conjunto.

¿La declaración garantiza que mis facturas sean fiscalmente correctas?

No. Acredita una manifestación del productor sobre el SIF y su cumplimiento técnico. El usuario sigue siendo responsable de datos, criterios fiscales, configuración y uso correcto.