El subarrendatario obligado a retener ingresa mediante el modelo 115 la retención correspondiente a la renta que paga al subarrendador por el inmueble urbano. No declara en ese modelo el alquiler principal que el subarrendador paga al propietario. Son dos relaciones distintas y cada pagador responde de la retención que le corresponde.

La ficha oficial del modelo 115 incluye expresamente las rentas y rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. Consulta la ficha de la AEAT. Esto evita una confusión frecuente: el perceptor que aparece en la factura del subarriendo puede no ser propietario del local. A efectos de la retención importa quién satisface la renta, quién la percibe, la naturaleza de ese rendimiento y si el pagador actúa como obligado a retener.

La cadena contractual puede dibujarse así: propietario y arrendatario en el contrato principal; ese arrendatario pasa a ser subarrendador frente a un tercero; el tercero es el subarrendatario y paga la segunda renta. El propietario no debe aparecer por inercia como perceptor de la retención del segundo contrato. Si el subarrendatario paga al subarrendador, el expediente fiscal de ese pago debe identificar al subarrendador.

Dos contratos, dos pagos y dos análisis

El primer error suele producirse al copiar la ficha del inmueble o del propietario desde la contabilidad del alquiler principal. El dato puede ser correcto para un contrato y erróneo para el otro. Prepara una ficha independiente para cada relación con estos datos: partes, NIF, inmueble, superficie cedida, fecha de efectos, renta, gastos repercutidos, periodicidad y cuenta de pago.

En el contrato principal, el arrendatario paga al propietario. En el subarrendamiento, el subarrendatario paga al arrendatario original. Si ambos pagadores reúnen las condiciones para retener, cada uno practica su propia retención sobre la renta que satisface. No existe una única retención que recorra toda la cadena ni se compensa automáticamente la cantidad ingresada por un pagador con la que debe ingresar el otro.

Pongamos cifras. Una sociedad alquila un local por 2.000 euros mensuales y, tras revisar el contrato, subarrienda una zona por 800 euros. El primer pago pertenece a la relación propietario-sociedad. El segundo pertenece a la relación sociedad-subarrendatario. La ficha oficial incluye ambas clases de renta en el objeto del modelo. La base y la retención del segundo pago no se calculan tomando una proporción de la factura del propietario, sino leyendo el contrato y la factura del subarrendamiento.

Esta separación también afecta al modelo 180. El resumen anual del pagador debe poder reconstruirse desde sus propios pagos y retenciones. El subarrendatario no informa como perceptor al propietario si su acreedor contractual y fiscal es el subarrendador. Cuando el programa contable arrastra el tercero del inmueble, conviene revisar el NIF antes de presentar.

Cuándo entra el subarrendamiento en el modelo 115

La AEAT describe el modelo para personas o entidades obligadas a retener que satisfacen rentas sujetas por arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. La guía de obligaciones del retenedor señala, en particular, que empresarios y profesionales deben practicar retención cuando pagan estas rentas, con las excepciones previstas.

La conclusión requiere cuatro comprobaciones. Primera, que el objeto sea un inmueble urbano. Segunda, que el pago tenga naturaleza de renta o rendimiento procedente del subarrendamiento. Tercera, que el pagador esté incluido entre los obligados a retener. Cuarta, que no resulte aplicable una excepción acreditada.

La condición del pagador importa. El artículo 76 del Reglamento del IRPF incluye, entre otros, a personas jurídicas y entidades, y a contribuyentes que ejercen actividades económicas cuando satisfacen rentas en el ejercicio de esas actividades. No basta con saber que hay un local. Hay que documentar en qué condición actúa quien paga.

Tampoco debe aplicarse el 115 a cualquier transferencia vinculada al uso del espacio. Una fianza recuperable, una indemnización por daños o la compra de mobiliario pueden responder a conceptos distintos. Si una factura reúne renta, suministros, servicios y otros importes, revisa qué conceptos se satisfacen al subarrendador y cómo los trata la norma aplicable antes de calcular la base.

La excepción específica que no se puede pasar por alto

La guía censal de la AEAT contiene una advertencia precisa: cuando las rentas de subarrendamiento percibidas por un contribuyente del IRPF tienen la consideración de rendimientos del capital mobiliario, el obligado debe presentar el modelo específico aprobado al efecto. Por tanto, no debe asumirse que todo subarrendamiento termina siempre en el 115.

Este punto exige conocer la condición fiscal del subarrendador y la calificación de la renta. La factura por sí sola no resuelve esa clasificación. Si el subarrendador es una sociedad, el análisis se apoya en las reglas del Impuesto sobre Sociedades. Si es una persona física, hay que comprobar si la renta se encuadra en el supuesto al que se refiere la AEAT. Ante una duda de calificación, deja el expediente pendiente y solicita criterio fiscal antes de presentar un modelo por aproximación.

Las excepciones generales también requieren prueba. La AEAT menciona, entre otros supuestos, determinadas rentas anuales que no superan 900 euros por arrendador, excluido el IVA; ciertos arrendadores cuya actividad y cuota del IAE cumplen las condiciones reglamentarias; contratos de arrendamiento financiero; y rentas de entidades totalmente exentas en el Impuesto sobre Sociedades. Un certificado o documento tiene que corresponder al perceptor, al inmueble y al periodo revisados. Un correo antiguo sin identificar el local no es una base segura para dejar de retener. La guía oficial de retenciones por inmuebles resume estas excepciones.

Base, porcentaje y momento de la retención

Cuando el subarrendador es contribuyente del IRPF y la renta queda dentro de las reglas de retención sobre inmuebles urbanos, el artículo 100 del Reglamento del IRPF fija con carácter general el 19 % y toma como base todos los conceptos satisfechos al arrendador, excluido el IVA. La norma contiene especialidades territoriales que deben comprobarse si el inmueble está en Ceuta o Melilla.

Si el subarrendador es una entidad sujeta al Impuesto sobre Sociedades, el artículo 64 de su Reglamento forma la base con todos los conceptos satisfechos, excluido el IVA, y el artículo 66 establece el porcentaje general del 19 %, con sus propias especialidades. No conviene citar el 19 % sin haber identificado antes el impuesto del perceptor.

Los gastos repercutidos pueden formar parte de los conceptos satisfechos, aunque la factura los presente en líneas separadas. Comunidad, IBI, seguro o mantenimiento no deben excluirse de la base solo porque no se llamen renta. La revisión debe partir de la regla aplicable y del contenido real del pago. El IVA se excluye de la base de retención, pero sigue su tratamiento propio en la factura. El artículo 64 del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades respalda esa exclusión cuando ese es el régimen aplicable al perceptor.

El momento también cambia según la condición del perceptor. En IRPF, el artículo 78 sitúa con carácter general la obligación cuando las rentas se satisfacen o abonan. En Sociedades, el artículo 65 atiende a la exigibilidad o al pago anterior. Si una renta de diciembre se paga en enero, no la asignes al trimestre por simple fecha de factura: identifica primero el régimen del perceptor y los hechos del contrato y del pago.

Cómo revisar una factura del subarrendador

Empieza por la identidad. El emisor debe coincidir con el subarrendador del contrato y el destinatario con el subarrendatario. Después comprueba la dirección del local y, si solo se cede una parte, la descripción del espacio. Una factura que dice únicamente «alquiler» puede ser insuficiente para enlazarla con el contrato cuando la misma empresa gestiona varios inmuebles.

Revisa el periodo facturado. Las carencias, actualizaciones, descuentos o rentas variables deben tener respaldo contractual. Si el contrato empieza a mitad de mes, explica el prorrateo. Si se factura un trimestre por adelantado, separa la fecha de factura, la exigibilidad y el pago para determinar el periodo fiscal correcto.

Luego reconstruye la cifra. Parte de la renta y añade los conceptos que formen parte de la base conforme al régimen aplicable. Excluye el IVA de la base de retención. Aplica el porcentaje verificado y compara el resultado con la retención que figura en la factura. El neto transferido debe cuadrar con la base, el IVA, la retención y cualquier otro concepto documentado.

No corrijas unilateralmente una factura dudosa en la hoja del modelo. Si el subarrendador ha aplicado una base distinta o no ha reflejado la retención, aclara la causa y conserva la comunicación. El obligado a retener mantiene su responsabilidad fiscal, pero una diferencia silenciosa entre factura, pago y declaración reaparecerá en la contabilidad y en el certificado anual.

Preparar el modelo 115 sin mezclar eslabones

El archivo de trabajo del trimestre debe contener solo operaciones del pagador que presenta ese modelo. Agrupa las rentas sujetas por fecha fiscal correcta, suma las bases y retenciones, y concilia el total con contabilidad. Adjunta las facturas, los pagos y cualquier certificado de excepción. Si existen varios subarrendadores, conserva el detalle por NIF aunque el 115 muestre importes agregados.

El control más útil consiste en comparar tres columnas: importe calculado, importe contabilizado e importe declarado. Una diferencia puede revelar una factura duplicada, un pago contabilizado en otro mes, un concepto excluido sin motivo o una retención registrada contra el NIF equivocado. Resuélvela antes del envío, no con un ajuste global que pierda el rastro.

Después de presentar, guarda el justificante con el periodo. El modelo 180 necesitará el detalle anual por perceptor e inmueble. Mantén durante el año la referencia catastral y la identificación del subarrendador en una ficha estable. Si cambia el titular o se modifica la superficie subarrendada, conserva el antes y el después en vez de sobrescribir el registro.

Cesión parcial, coworking y servicios añadidos

Una cesión parcial puede ser un subarrendamiento, pero el nombre comercial no decide su naturaleza. Los contratos de coworking o de uso flexible pueden incluir recepción, limpieza, conectividad, mobiliario y otros servicios. No es prudente aislar una línea llamada «puesto» y aplicar automáticamente el mismo tratamiento que a un arrendamiento convencional. Hay que leer las obligaciones de las partes y determinar la naturaleza del conjunto.

La misma cautela se aplica cuando el contrato habla de «cesión de espacio», «licencia de uso» o «repercusión de costes». El tratamiento fiscal depende de los hechos y no de una etiqueta elegida para la factura. Si el componente inmobiliario no puede separarse con claridad de una prestación más amplia, la decisión necesita un análisis específico y no debe cerrarse con esta guía general.

Cuando la cesión abarca solo una zona del local, documenta cómo se identifica. Un plano anexo, los metros cuadrados o una descripción estable ayudan a distinguirla. El modelo 180 puede requerir información del inmueble y la trazabilidad se complica si el expediente solo conserva un nombre interno como «sala B».

La retención no arregla un problema civil

El tratamiento tributario de la retención no resuelve por sí solo el régimen civil del subarrendamiento. Cuando en la finca arrendada se ejerce una actividad empresarial o profesional, el artículo 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos permite el subarrendamiento sin consentimiento del arrendador y exige notificarlo de forma fehaciente en el plazo de un mes. Consulta el artículo 32 de la LAU. Presentar el modelo 115 significa cumplir, en su caso, una obligación tributaria sobre una renta pagada. No acredita que se hayan respetado el contrato, la notificación ni las demás condiciones civiles aplicables.

Por eso deben mantenerse dos preguntas separadas. La primera es si el subarrendamiento respeta el régimen civil aplicable, incluido el contrato. La segunda es cómo se trata fiscalmente el pago que efectivamente se realiza. Si existe conflicto entre propietario y arrendatario, la respuesta jurídica puede requerir revisar la Ley de Arrendamientos Urbanos, el contrato y las comunicaciones entre las partes. Esta página no sustituye esa revisión.

Tampoco resuelve situaciones internacionales, pagos a no residentes sin establecimiento permanente, operaciones vinculadas complejas o cesiones que incluyan un negocio en funcionamiento. En esos casos, el modelo, el tipo y la calificación pueden cambiar.

Qué debería quedar en el expediente

Conserva el contrato principal y sus adendas, el contrato de subarrendamiento, la autorización cuando corresponda, la ficha fiscal del subarrendador, las facturas, los justificantes de pago, el cálculo de la base y la retención, los certificados de excepción y el justificante de presentación. Añade una nota breve cuando hayas tenido que interpretar un concepto o asignar un pago a un periodo.

El expediente debe permitir responder sin reconstrucciones improvisadas a cinco preguntas: quién pagó, quién cobró, por qué inmueble, en qué fecha nació la retención y cómo se calculó. Si una de ellas no tiene documento, la página no puede suplirlo. Obtén la evidencia antes de cerrar el trimestre.

Un caso completo de revisión

Imagina que una consultora arrienda una oficina y subarrienda dos despachos a otra sociedad. El contrato principal identifica al propietario; la factura mensual de los despachos la emite la consultora. El primer control consiste en registrar a la consultora como perceptora en la relación de subarrendamiento. Copiar el NIF del propietario sería incorrecto, aunque la dirección del local fuera la misma.

El contrato del subarriendo fija 1.000 euros de renta y repercute 100 euros de gastos comunes. Si el régimen aplicable toma todos los conceptos satisfechos y excluye el IVA, la comprobación no puede limitar la base a los 1.000 euros solo porque los gastos aparecen en otra línea. Se revisan juntos la norma del perceptor y el contenido de la factura. Después se aplica el porcentaje que corresponda y se concilia el neto transferido.

Supón ahora que la consultora entrega un certificado para justificar una excepción. El subarrendatario debe comprobar que identifica a esa entidad, que cubre la actividad relevante, que resulta aplicable al ejercicio y que su alcance comprende el inmueble. No basta con archivar el PDF bajo el nombre del proveedor. Si el certificado no permite enlazar esas circunstancias, la excepción sigue pendiente de aclaración.

Al final del trimestre, el subarrendatario agrega sus propias facturas y presenta su modelo 115. La consultora, por su parte, puede tener una obligación diferente respecto del pago que hace al propietario. Ninguna de las dos declaraciones sustituye a la otra. En el cierre anual, cada pagador prepara su modelo 180 desde la relación en la que actuó como retenedor.

Este ejemplo cambia si el perceptor es una persona física y el rendimiento del subarrendamiento se califica como capital mobiliario. La advertencia de la guía censal obliga entonces a comprobar el modelo específico. También cambia si el contrato combina espacio y servicios de tal modo que su naturaleza no pueda resolverse con las reglas generales de un alquiler. En ambos casos, detener el modelo es más seguro que conservar por inercia el tratamiento del mes anterior.

Certificados y comunicación al perceptor

El pagador debe conservar el detalle que más tarde permita certificar las retenciones atribuidas al subarrendador. Antes de emitir un certificado anual, compara NIF, nombre, base y retención con el modelo 180. Si corriges un 115, traslada el cambio al acumulado y revisa si un certificado ya entregado ha quedado desactualizado.

Una diferencia entre lo retenido en factura y lo ingresado no se resuelve modificando solo el certificado. Primero determina cuál de los dos importes es correcto y regulariza el modelo o la contabilidad que corresponda. El certificado comunica un hecho fiscal; no debe utilizarse para fabricar una coincidencia aparente.

Cuando el subarrendador discuta la retención, responde con la base jurídica y el cálculo del pago concreto. Evita remitir únicamente una captura del formulario, porque el 115 no muestra el detalle por perceptor. La factura, el contrato y la norma aplicable explican mejor el resultado.

La siguiente acción es revisar una sola factura completa contra ambos contratos. Si el emisor, el espacio, la base, el IVA, la retención y el pago encajan, usa ese mismo método para el resto del periodo. Si aparece una diferencia, detén el agregado y corrige primero el dato de origen.