Qué está pidiendo la AEAT cuando pregunta por un tercero
La actuación se refiere a datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relativos a relaciones económicas con otras personas. El artículo 93 de la Ley General Tributaria obliga a personas y entidades a suministrar esa información cuando procede de sus relaciones económicas, profesionales o financieras. La empresa requerida colabora como fuente de datos; eso no significa, por sí solo, que la estén comprobando por sus propios impuestos.
La distinción evita dos errores opuestos. El primero es tratar el documento como una acusación y responder con defensas que nadie ha pedido. El segundo es verlo como una encuesta informal y remitir datos sin comprobar el alcance. Se trata de una actuación administrativa obligatoria, con un objeto delimitado y posibles consecuencias si se desatiende.
Un requerimiento sobre un cliente puede pedir contratos, facturas y pagos. Sobre un proveedor, puede buscar la realidad de los servicios, las personas que intervinieron o la cuenta de abono. En una plataforma o intermediario, puede referirse a operaciones registradas para varios usuarios. El tipo de relación cambia la fuente de los datos y también los riesgos de una extracción defectuosa.
Cuatro límites que deben aparecer en la hoja de trabajo
Antes de localizar archivos, convierte la petición en cuatro campos: tercero afectado, relación económica, periodo y dato concreto. Si el documento cita varias personas o ejercicios, crea una fila para cada combinación. Así se evita que una búsqueda amplia arrastre información ajena al requerimiento.
El requerimiento individual solo alcanza datos con trascendencia tributaria derivados de relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas. Así lo delimita el artículo 93 LGT. La trascendencia no depende de que el dato sea contable. Un correo sobre la ejecución de un servicio, la identificación de quien recibió una mercancía o un registro de acceso puede ayudar a comprobar una operación. A la vez, que un archivo mencione al tercero no convierte todo su contenido en pertinente.
El periodo tampoco es un detalle formal. Un contrato marco puede seguir vigente durante años, pero la petición puede limitarse a unas operaciones concretas. Una exportación de movimientos debe usar el intervalo requerido y dejar constancia del filtro. Si la relación empezó o terminó dentro de ese intervalo, conserva la evidencia de las fechas.
La cuarta frontera es la disponibilidad. La obligación de informar no autoriza a inventar un dato que el sistema no registra. Cuando una información no consta, la respuesta debe decirlo de forma precisa, tras comprobar las fuentes razonables. Fabricar una tabla retrospectiva sin distinguir datos originales de cálculos posteriores crea un problema mayor que reconocer la ausencia.
Qué debe contener el propio requerimiento
El requerimiento individualizado debe identificar al obligado que suministra la información y el periodo al que se refieren los datos solicitados. El artículo 55 del reglamento de aplicación de los tributos exige esos elementos y regula esta clase de actuaciones. También debe permitir entender qué información se reclama y cómo cumplir.
Comprueba razón social, NIF y órgano emisor. Revisa que el documento completo incluya referencia, plazo, canal y firma o código de verificación. Si existe una discordancia de identidad, no ignores el requerimiento: aclárala por el canal administrativo adecuado. Una sociedad del grupo no debe responder con datos de otra simplemente porque comparten personal o sistemas.
Cuando la petición use expresiones abiertas como “toda la documentación relacionada”, vuelve al objeto y al periodo. Puede ser necesario pedir una aclaración, pero no conviene usar la ambigüedad como excusa para dejar sin contestar la parte inequívoca. Separa lo que puede aportarse de inmediato de lo que necesita concreción.
La obligación de información puede exigirse mediante un requerimiento individual de la Administración tributaria. El artículo 93 LGT permite que se efectúe después de realizadas las operaciones a las que se refieren los datos. Por eso la empresa debe trabajar con sus archivos reales, no solo con lo que recuerda la persona que gestionó la relación.
Cómo extraer datos sin alterar su significado
Empieza por identificar el sistema de origen de cada campo. Las facturas pueden estar en el ERP, los cobros en banca, la entrega en logística y las comunicaciones en el gestor documental. No mezcles automáticamente esas fuentes. Primero comprueba claves comunes, fechas y posibles duplicados.
Si preparas una hoja de cálculo, añade una columna que indique el archivo o registro de origen. Conserva la exportación inicial sin editar y trabaja sobre una copia. Documenta los filtros: fechas, estado de operación, sociedad, moneda y criterio de exclusión. Ese pequeño registro permite repetir la extracción si la AEAT pide una aclaración.
No conviertas una falta de dato en cero. “No consta” y “importe cero” significan cosas distintas. Tampoco completes identificadores por similitud de nombres. Si dos clientes comparten denominación comercial o una persona actuó para varias sociedades, valida NIF y titularidad antes de agregar movimientos.
Las conciliaciones deben mostrar diferencias. Si facturación y cobros no coinciden porque existen anticipos, abonos, retenciones o pagos agrupados, explícalo. Forzar los totales hasta que cuadren elimina precisamente la información que puede aclarar la relación económica.
Contratos, facturas y pagos cumplen funciones distintas
El contrato acredita las condiciones pactadas, pero no demuestra por sí solo que se ejecutó cada operación. La factura documenta una pretensión de cobro y su tratamiento fiscal; tampoco prueba automáticamente la prestación. El pago muestra un flujo de fondos, aunque puede agrupar facturas, incluir compensaciones o proceder de una cuenta distinta.
Por eso resulta útil relacionar los documentos sin atribuirles más fuerza de la que tienen. Para cada operación, identifica contrato o pedido, factura, evidencia de entrega o servicio y pago. Si una pieza no existe, no la sustituyas con una explicación genérica. Señala qué sí puede acreditarse.
En servicios continuados, los partes, entregables o accesos pueden ser más informativos que un contrato marco. En mercancías, albaranes, transportistas y recepción ayudan a reconstruir cantidades y fechas. En intermediación, el sistema puede distinguir importe bruto, comisión, devolución y neto transferido. La respuesta debe respetar ese modelo económico.
Revisa también devoluciones y anulaciones. Una consulta que solo extrae facturas emitidas puede omitir rectificativas. Un listado de pagos puede incluir importes devueltos. Explica los signos y unidades; una hoja técnicamente correcta puede resultar incomprensible si nadie sabe cómo trata abonos o moneda extranjera.
Datos personales y confidencialidad
El deber de información tiene límites legales y profesionales, pero la confidencialidad privada no permite ignorar sin más un requerimiento válido. El artículo 93 LGT regula el deber y sus límites. Una cláusula contractual entre empresas no desplaza por sí sola una obligación tributaria. Sí obliga a manejar la entrega con cuidado y a no aportar información ajena al objeto.
Aplica minimización de forma concreta. Si se pide identificar operaciones con una sociedad, revisa si es necesario incluir teléfonos personales, conversaciones privadas o datos de empleados sin relación con esas operaciones. Cuando un documento contiene información mixta, valora una versión parcial que conserve lo requerido y oculte lo irrelevante, dejando constancia de la razón.
No uses tachaduras que impidan entender la prueba. Si suprimes campos, conserva internamente el original y explica qué categoría se ha ocultado. La respuesta debe permitir a la AEAT saber que no falta una página o una cláusula relevante. Si el límite depende de secreto profesional protegido por ley, el análisis debe ser específico; no basta con escribir “confidencial”.
Restringe dentro de la empresa el acceso al expediente. El hecho de que la Administración pueda pedir datos no autoriza a circularlos por equipos que no intervienen. Usa una carpeta controlada, registra versiones y evita enviar anexos sensibles por canales informales.
Requerimientos bancarios y secreto bancario
La Ley General Tributaria establece que el incumplimiento de estas obligaciones no puede ampararse en el secreto bancario. Para requerimientos individualizados sobre movimientos y operaciones de entidades de crédito, el propio artículo 93 prevé requisitos de autorización y alcance. No todas las empresas están en esa posición, pero la regla explica por qué una respuesta genérica basada en “confidencialidad bancaria” no resuelve la petición.
Si la empresa requerida es una entidad financiera o el documento pide información bancaria especialmente detallada, verifica la competencia y autorización aplicables. Comprueba cuentas, titulares, periodos y tipo de movimiento. Un error de identidad en ese contexto puede afectar a personas que nada tienen que ver con la actuación.
Para una empresa ordinaria que aporta sus propios justificantes bancarios, el problema suele ser otro: ocultar saldos o movimientos ajenos sin borrar el pago requerido. Mantén fecha, ordenante, beneficiario, importe, concepto y referencia cuando sean necesarios para probar la operación. Valora qué información adicional del extracto no aporta nada al requerimiento.
Cómo redactar la contestación
La respuesta debe empezar identificando requerimiento, obligado, fecha de notificación y objeto. Después sigue el mismo orden que la petición. Copia cada punto como encabezado de trabajo y explica qué se adjunta. Si un anexo responde a varios puntos, indícalo sin duplicarlo.
Evita afirmar más de lo que muestran los registros. “Según el mayor contable” es más exacto que presentar una cifra como verdad absoluta cuando falta conciliación bancaria. Si una tabla es una elaboración propia, describe el método y adjunta los documentos base necesarios para comprobarla.
Cuando no consta un dato, explica dónde se buscó y por qué no puede aportarse. No hace falta narrar todo el proceso interno, pero sí distinguir una inexistencia real de una búsqueda pendiente. Si parte de la información está en manos de un proveedor tecnológico o archivo externo, documenta la solicitud y valora las opciones procesales antes del vencimiento.
Incluye un índice de anexos con nombres estables. Los archivos deben abrirse y ser legibles. Si el volumen exige dividirlos, usa bloques comprensibles y una tabla de correspondencia. Cifrar un archivo sin entregar correctamente la clave equivale, en la práctica, a no aportarlo.
Errores que pueden agravar la situación
El primer error es no responder porque la empresa no es el contribuyente investigado. La condición de tercero es precisamente la razón del requerimiento. El segundo es remitir un volcado masivo de datos. Entregar más no siempre es colaborar mejor; puede incorporar secretos comerciales o datos personales sin relación.
Otro fallo frecuente es modificar documentos originales para que resulten más claros. No corrijas una factura, contrato o correo antes de aportarlo. Si contiene un error, acompáñalo de una explicación y de la evidencia que permita entenderlo. La alteración silenciosa destruye la trazabilidad.
También es arriesgado avisar al tercero sin analizar antes la obligación y el expediente. Puede existir una razón comercial para comunicarlo, pero la empresa requerida debe comprobar si hay restricciones, instrucciones administrativas o riesgos de interferencia. No prometas confidencialidad sobre una actuación que legalmente exige colaboración.
No reutilices la respuesta de otro requerimiento. Aunque se refieran al mismo cliente, pueden cambiar periodos, operaciones o datos. Una contestación copiada suele arrastrar anexos fuera de alcance y omitir la pregunta nueva.
Después de presentar
Guarda una réplica exacta del escrito y de todos los anexos registrados. Descarga el justificante y comprueba que enumera los archivos. Registra fecha, hora, asiento y persona que presentó. Si el tamaño obligó a varias presentaciones, deja claro el orden y la relación entre ellas.
Mantén disponibles la exportación original, los filtros y la conciliación. La AEAT puede pedir una ampliación o señalar diferencias con información de otras fuentes. Una segunda respuesta será más rápida si el equipo puede reproducir el dato y explicar su procedencia.
Si se detecta un error después del registro, no lo tapes con una versión nueva sin contexto. Identifica qué dato cambia, por qué y qué anexos quedan afectados. Presenta la aclaración por el canal procedente y conserva ambas versiones.
Control de calidad de una extracción masiva
Cuando el requerimiento afecta a cientos o miles de operaciones, una revisión manual completa puede ser inviable. Eso no justifica entregar un fichero sin controles. Define primero el universo esperado: tercero, fechas, sociedades, tipos de operación y estados. Después compara el número de registros y los totales con informes independientes.
Busca duplicados por identificador y por combinación de fecha, importe y contraparte. Revisa muestras de importes altos, negativos, anulados y cercanos a los límites del periodo. Si hay varias monedas, conserva moneda original, tipo utilizado y contravalor sin mezclar columnas.
Documenta transformaciones. Si el sistema guarda céntimos como enteros, fechas en UTC o identificadores internos, explica la conversión. No entregues códigos que solo entiende el proveedor tecnológico. Añade un diccionario de campos cuando la tabla no sea evidente.
La persona que ejecutó la consulta no debería ser la única que la valida. Una segunda revisión puede comparar filtros con el requerimiento y abrir una muestra contra el registro original. El objetivo no es certificar perfección, sino detectar fallos de alcance antes de que lleguen a la Administración.
Cuando la información está repartida entre empresas
En grupos, franquicias y plataformas es frecuente que una sociedad facture, otra cobre y una tercera opere el sistema. Identifica quién recibió el requerimiento y qué datos posee por sus propias relaciones. No consolides entidades sin explicar la titularidad.
Si el requerido puede acceder técnicamente a datos de otra sociedad, eso no resuelve por sí solo el alcance jurídico. Separa lo que consta en sus sistemas por una función propia de lo que pertenece a otra entidad. Cuando aporte datos recibidos de un tercero, indica procedencia y fecha.
Los cambios societarios crean cortes. Una fusión, escisión o venta de negocio puede trasladar archivos y obligaciones de conservación. Explica qué entidad realizó la operación y cuál custodia ahora la información. No atribuyas al sucesor hechos anteriores sin documentar la relación.
Si falta acceso a un sistema heredado, registra las gestiones para recuperarlo. Pide ampliación o aclaración antes del vencimiento cuando exista fundamento, sin asumir que la solicitud suspende automáticamente el plazo.
Cómo responder a diferencias detectadas por la AEAT
La AEAT puede comparar la entrega con declaraciones, datos bancarios o información de la otra parte. Si señala una diferencia, reconstruye primero su cálculo. Comprueba si usa fecha de factura o pago, importes brutos o netos, operaciones anuladas o una identificación distinta del tercero.
No contestes que “la contabilidad cuadra” sin mostrar la conciliación. Una diferencia puede ser correcta por anticipos, compensaciones, retenciones o periodificación. Explica el puente entre ambos totales y adjunta los registros necesarios.
Si descubres un error propio, delimita su alcance. Indica filas afectadas, causa y versión corregida. Mantén la primera entrega para preservar la trazabilidad. Una corrección transparente resulta más útil que sustituir silenciosamente el fichero.
Cuando la discrepancia revela un posible error fiscal de la empresa requerida, separa la obligación de información del análisis de sus propias declaraciones. Cumplir el requerimiento no sustituye la decisión sobre una eventual rectificación.
Conservación y cierre interno
El expediente interno debe contener notificación, matriz de alcance, exportaciones originales, transformaciones, revisión, escrito, anexos y justificantes. Conserva permisos y evita que los ficheros queden en carpetas personales.
Anota qué personas accedieron a datos sensibles y cuándo se cerró el acceso extraordinario. Si se creó una copia para trabajar, aplica la política de conservación correspondiente cuando ya no sea necesaria, sin eliminar la evidencia que deba mantenerse.
Revisa qué originó las dificultades. Puede faltar un identificador común, existir documentación fuera del sistema o no conservarse filtros. Corregir esos procesos reduce el coste de una segunda petición y mejora la calidad de la información fiscal ordinaria.
Qué hacer ahora
Lee el requerimiento y completa una matriz con tercero, relación, periodo, dato y sistema de origen. Extrae una copia inalterada, concilia las diferencias y prepara una versión limitada al objeto. Revisa por separado exactitud fiscal, titularidad de los datos y protección de información. Presenta el paquete aprobado y conserva el justificante junto con los filtros utilizados.
El servicio fiscal-contable de TaxFactory puede ayudar a delimitar y conciliar una contestación compleja. La guía sobre cartas y requerimientos de Hacienda sirve para identificar la fase y el documento. Esta página ofrece información general para España; el alcance concreto depende del requerimiento, del tipo de datos y de la normativa aplicable.