Contrat@ permite comunicar al servicio público de empleo datos contractuales y otros actos asociados, pero la comunicación debe partir de un contrato y unos datos laborales ya comprobados. Fuente oficial

Esta guía se dirige a empleadores en España y se ha contrastado con fuentes oficiales el 2026-07-17. Explica la comunicación contractual mediante Contrat@ desde una perspectiva de cumplimiento documental. No sustituye una revisión profesional de los hechos de una empresa concreta.

La referencia final debe quedar visible en el calendario laboral y vinculada al contrato, de modo que la empresa pueda localizarla sin depender del usuario que realizó el envío.

Qué comunica y qué no comunica Contrat@

El Estatuto de los Trabajadores da diez días al empresario para comunicar al servicio público de empleo el contenido del contrato y sus prórrogas. Fuente normativa

La aplicación sirve para trasladar información contractual al servicio público de empleo. No sustituye la firma, la elección de convenio, el alta en Seguridad Social ni la conservación de la documentación laboral. Antes de abrir la aplicación, conviene poder explicar con documentos qué se está comunicando y por qué coincide con lo que se pactó.

El plazo de diez días

Contrat@ permite comunicar contratos, copias básicas, prórrogas, llamamientos de fijos discontinuos y pactos de horas complementarias. Fuente oficial

La comunicación contractual tiene un plazo propio. No lo confundas con el plazo del alta ni con una fecha de nómina. Para controlar el vencimiento, guarda la fecha de concertación, identifica prórrogas o modificaciones y fija una persona responsable del envío. El justificante de recepción debe quedar unido al expediente, no perdido en una cuenta de correo genérica.

Elegir el canal de envío

El SEPE permite comunicar mediante formulario de datos, ficheros XML o servicios web. Fuente oficial

La comunicación de datos resulta práctica cuando el volumen es bajo y se revisa cada registro. Los ficheros XML y los servicios web responden a otra operativa y requieren controles de integración. La elección del canal no cambia el contenido que debe ser correcto. Si se usa una integración, revisa un resultado real antes de asumir que el sistema ha transmitido lo previsto.

Autorización y representación

El uso de Contrat@ requiere autorización de los Servicios Públicos de Empleo. Fuente oficial

La autorización es un requisito de acceso, no una validación de la relación laboral. Cuando actúe una asesoría o un profesional, deja claro quién prepara los datos, quién los revisa y dónde se conserva el justificante. La representación puede organizar el trámite, pero la empresa necesita mantener una copia comprensible del expediente.

Comprobación previa

Con la autorización concedida, el SEPE permite acceder con certificado digital o DNI electrónico, o con identificador de empresa y clave personal. Fuente oficial

Contrasta nombre e identificación, fecha de inicio, jornada, duración si existe, modalidad, centro, convenio, grupo y firmas o aceptación. Si el contrato se modifica antes del envío, no uses un borrador anterior porque sea el que está cargado. El ahorro de tiempo es mínimo frente al coste de comunicar una versión que no corresponde con la documentada.

Límites y situaciones especiales

La guía no decide si una modalidad contractual es válida ni resuelve convenios, cláusulas, permisos de trabajo, bonificaciones o contratos de relaciones especiales. Si el problema está en la calificación de la relación, Contrat@ solo es el último paso y no la fuente de la solución.

Organizar el expediente que se enviará

Ordena un expediente por contrato: documento firmado, alta, comunicación de Contrat@ y cualquier prórroga posterior. Revisa que las fechas y condiciones no se contradigan. Si se contradicen, identifica primero cuál es la versión cierta y corrige la comunicación conforme al procedimiento aplicable.

Preparar la versión correcta

Antes de comunicar, identifica cuál es la versión definitiva del contrato y dónde se encuentra. Si se han intercambiado borradores, marca expresamente cuál se firmó o acordó. Comunicar un documento anterior porque estaba disponible en una carpeta es un error evitable. El expediente debe permitir vincular el dato transmitido con una versión concreta y fechada.

Controlar el plazo con evidencia

No esperes a que venza el plazo para buscar la fecha de concertación. Anótala al cerrar el contrato y crea una alerta interna. Si hay prórroga o modificación que también debe comunicarse, abre una nueva tarea con sus propios datos. La gestión ordenada no depende de recordar fechas; depende de que el expediente las haga visibles a tiempo.

Revisar el resultado del envío

El envío no termina al pulsar confirmar. Descarga el justificante, comprueba la referencia y archívalo junto al contrato. Si el servicio devuelve un aviso o rechazo, registra el mensaje literal y la acción siguiente. No uses una captura parcial como sustituto de la evidencia completa, y no supongas que una transmisión técnica confirma la corrección laboral del contenido.

Canales y calidad de datos

Los distintos canales de Contrat@ cambian la forma de trasladar datos, no la obligación de que esos datos sean precisos. En envíos estructurados, valida una muestra real antes de escalar el proceso. En comunicación manual, usa una segunda revisión para fechas, jornada y modalidad. El volumen no justifica sacrificar trazabilidad.

Relación con la copia básica

La comunicación contractual y la documentación que corresponda a la representación legal son temas conectados, pero no son exactamente el mismo archivo ni el mismo destinatario. Identifica qué documento necesita cada circuito y conserva sus referencias por separado. Esta organización evita creer que un justificante de Contrat@ reemplaza cualquier otra obligación documental.

Errores frecuentes

Los errores más comunes aparecen cuando se copia una modalidad de un contrato anterior, se modifica la jornada en el último momento o se usa una fecha distinta en alta y contrato. Una tabla previa al envío permite cotejar los campos principales. Si un dato no coincide, detén el envío hasta saber cuál versión describe la realidad.

Protección de datos

Los contratos y justificantes contienen información personal. Limita el acceso al personal que necesita gestionarlos, evita adjuntarlos en canales abiertos y define un repositorio con permisos. La agilidad administrativa no obliga a circular documentos sensibles por medios improvisados. La organización segura también facilita encontrar la evidencia correcta cuando se necesita.

Cierre del expediente

Un expediente de contratación queda razonablemente ordenado cuando reúne contrato definitivo, alta, justificante de Contrat@ y anotaciones de cambios posteriores. Añade una nota breve con la persona responsable y la fecha de comprobación. Si falta alguno de esos elementos, deja la tarea abierta en vez de tratarla como terminada.

Preparar una comunicación trazable en Contrat@

Identificar la fecha de concertación

Toma la fecha de concertación del contrato definitivo y regístrala junto al vencimiento de los diez días. Comprueba que modalidad, jornada e inicio coinciden con el documento firmado y con el alta preparada. Si existen varias versiones o alguna fecha no cuadra, detén la comunicación hasta identificar cuál refleja el acuerdo real; el recibo de Contrat@ debe poder vincularse después con esa versión.

Seleccionar la versión firmada

El fichero que se comunica a Contrat@ debe salir del contrato efectivamente firmado. Compara modalidad, jornada, fecha de concertación y datos de las partes con el documento final, no con el borrador usado para negociar. Si el alta contiene otra fecha, aclara la diferencia antes del envío. La comunicación al SEPE registra el contrato, pero no corrige una causa contractual mal definida ni sustituye el alta en Seguridad Social.

Comprobar autorización

Si Contrat@ no admite el acceso o rechaza la comunicación, empieza por identificar si falla la autorización, el usuario o el contenido del contrato. Un problema de credenciales se resuelve antes de preparar otro fichero; una discrepancia de modalidad, jornada o fecha obliga a reconciliar contrato y alta. Archiva el mensaje original y el recibo de la presentación válida para que quede claro qué se corrigió.

Elegir comunicación manual o fichero

Elige formulario, fichero o servicio web según volumen y controles. Prueba el canal y comprueba el recibo. Si contrato, autorización o resultado discrepan, detén envíos; el canal no valida la causa laboral.

Validar contrato y copia básica

Valida que el contrato definitivo y la copia básica correspondan a la versión realmente concertada. Anota la fecha desde la que se cuenta el plazo y cualquier dato pendiente. No envíes un borrador para ganar tiempo: si contrato, alta y fichero no coinciden, resuelve las diferencias antes de comunicar.

Revisar fechas contra el alta

Compara contrato, alta y comunicación usando fechas y versiones definitivas. Anota quién cotejó y conserva el recibo. Si discrepan, identifica el dato real y corrige antes de cerrar.

Guardar el acuse del SEPE

Al descargar el acuse del SEPE, verifica persona, modalidad, jornada, fecha de concertación y referencia. Archívalo junto al contrato definitivo y la autorización utilizada. Quien revise después el expediente debe poder identificar qué versión se comunicó y cuándo.

Actuar ante un rechazo

Cuando Contrat@ rechace el envío, guarda el código y el mensaje completos. Comprueba primero la autorización y después compara el campo señalado con el contrato definitivo, sin sustituirlo por los datos de una plantilla antigua. Registra la corrección y conserva el nuevo recibo junto al rechazo. La aceptación técnica no valida la causa contractual ni sustituye el alta en Seguridad Social.

Comunicar una prórroga

Una prórroga abre otra comunicación con plazo, versión y recibo propios. Comprueba duración y jornada. Si modalidad o causa cambiaron, revisa su validez; no adaptes el envío para encubrir otra decisión.

Registrar un llamamiento fijo discontinuo

Para registrar un llamamiento fijo discontinuo, identifica primero el contrato al que pertenece y la fecha efectiva del llamamiento. Comprueba en Contrat@ que la autorización cubre a esa empresa y utiliza los datos del documento definitivo, no los de una convocatoria anterior. Al recibir la respuesta, verifica NIF, identificador contractual, fechas y resultado del envío. Archiva juntos el llamamiento comunicado y su recibo, pero conserva el contrato como documento distinto. Si el sistema devuelve datos de otra campaña o no permite enlazar el llamamiento con el contrato correcto, corrige el origen antes de dar la comunicación por terminada.

Controlar pactos de horas complementarias

Los pactos de horas complementarias requieren su propia revisión documental. Comprueba que la jornada y el pacto comunicado coinciden con el contrato firmado y con los datos de alta. Si aparece una diferencia, detén el envío hasta identificar cuál es la versión válida.

Proteger credenciales

Limita credenciales a quienes envían y registra cambios de acceso. El responsable custodiará la autorización separada de contratos. Una incidencia exige cambiar el acceso y comprobar los envíos pendientes.

Coordinar empresa y asesoría

Empresa y asesoría deben acordar quién entrega el contrato definitivo, quién lo comunica y quién revisa el recibo de Contrat@. Conserva la autorización y el acuse junto a la versión enviada. La comunicación acredita el trámite, pero no valida la causa contractual ni sustituye el alta.

Cerrar el plazo de diez días

Para acreditar el plazo de diez días, conserva el contrato definitivo con su fecha de concertación y el recibo de Contrat@. Si se envió un borrador o se contó desde una fecha equivocada, guarda también el primer justificante y la corrección. Esa secuencia permite explicar la incidencia sin reconstruirla a partir de correos dispersos.

Verificación final del contrato y su recibo

Haz una conciliación de cuatro fechas: concertación, inicio, envío a Contrat@ y recepción del justificante. La primera pone en marcha el plazo de diez días; la segunda debe coincidir con el expediente de alta; las dos últimas prueban qué se transmitió y cuándo. Si la prórroga se firma después, abre una conciliación nueva en lugar de sobrescribir la anterior.

Cuando el canal sea XML o servicios web, conserva el fichero enviado y la respuesta que identifica cada registro. Un resultado global de proceso no basta si no permite saber qué contrato fue aceptado. En comunicación manual, descarga el comprobante al terminar y compáralo con la versión firmada. Son controles diferentes para riesgos técnicos diferentes.

El expediente se cierra cuando contrato, autorización y recibo de Contrat@ se pueden relacionar sin ambigüedad. Un aviso de error, una autorización caducada o una versión contractual distinta mantienen la tarea abierta aunque el plazo esté cerca.

Si la empresa comunica varios actos sobre la misma relación, numera contrato, prórroga y corrección como documentos distintos. Esta secuencia permite saber qué recibió el SEPE sin reconstruir versiones desde nombres de archivo ambiguos. El recibo de cada envío debe apuntar a su documento de origen y a la persona que comprobó el resultado.

Qué hacer cuando hay varias versiones

Una contratación puede producir una oferta, un borrador, una versión corregida y el contrato finalmente concertado. Contrat@ debe alimentarse desde esta última versión. Marca el documento definitivo con fecha, conserva los anteriores como borradores y evita que el fichero de envío se genere desde una carpeta distinta. La comprobación útil consiste en leer modalidad, jornada, inicio y duración en el contrato y en los datos preparados para comunicar.

Si el SEPE rechaza el registro, guarda el código o texto completo de la respuesta. Distingue un problema técnico de una diferencia material. El primero puede requerir un nuevo envío; la segunda obliga a volver al contrato y aclarar cuál es el dato correcto. Repetir el mismo fichero sin entender la causa no acerca el expediente a su cierre.

Cuando hay una prórroga, un llamamiento o un pacto de horas complementarias, abre una actuación separada. Relaciónala con el contrato original, pero no reemplaces su justificante. Así puede comprobarse qué se comunicó en cada fecha y qué plazo corresponde a cada acto.

Antes de archivar, abre el recibo y verifica que la comunicación corresponde a la persona y al contrato esperados. En envíos por lote, selecciona una muestra y concilia cada identificador con el fichero; después conserva el informe completo. Si actúa una asesoría, la empresa debe recibir el justificante y conocer qué versión se comunicó. La autorización permite operar, pero no traslada al SEPE la explicación interna de una causa o una jornada. Esa explicación debe quedar en el contrato y en el expediente que lo sustenta, disponible para revisar una prórroga o corrección.

Una última comprobación debe responder qué acto se comunicó, bajo qué autorización y con qué referencia. Si esas tres respuestas están en documentos distintos, añade un índice al expediente. El índice no cambia la comunicación, pero permite relacionar contrato, fichero y recibo sin depender del nombre que el navegador dio a cada descarga.

En los envíos por lote, relaciona una muestra de identificadores con sus contratos antes de archivar el informe completo. Esta revisión descubre personas, jornadas o modalidades asociadas al registro equivocado. Conserva el fichero enviado y cualquier corrección con nombres que permitan seguir la secuencia.

En una empresa que comunica pocos contratos, una hoja de control sencilla puede reunir versión firmada, fecha de concertación, vencimiento, canal, usuario que envía y referencia devuelta. En envíos por fichero conviene añadir el nombre del lote y separar aceptaciones de rechazos. Revisa cada resultado contra el contrato, porque un lote técnicamente procesado puede contener registros que necesiten corrección. Si interviene una asesoría, acuerda quién descarga el recibo y en qué carpeta queda disponible para la empresa. La misma disciplina sirve para prórrogas, llamamientos y pactos comunicables: cada actuación conserva su documento de origen y su respuesta. Al detectar una incidencia, no sustituyas el archivo anterior; conserva la secuencia completa para demostrar qué se envió, cuándo se rectificó y cuál fue el resultado definitivo.