Preparar un contrato exige decidir qué modalidad se utiliza, cuándo la ley exige forma escrita y qué condiciones esenciales debe recibir la persona. Estas preguntas no se resuelven copiando un modelo extenso. La documentación debe describir identidad, puesto, salario, jornada, centro y convenio, además de los requisitos propios de la modalidad.
La guía propone una revisión anterior al alta y un sistema para conservar cambios. Distingue contrato, información general y anexos específicos, de modo que cada documento cumpla su función. También aborda plazos de entrega, firma electrónica y versiones. El convenio y las circunstancias reales siguen siendo necesarios para completar la decisión.
Un expediente coherente permite que selección, administración y responsable del puesto den la misma respuesta. Si la oferta, el contrato o el calendario cuentan historias distintas, el problema debe resolverse antes de que la persona comience a trabajar.
Dos preguntas distintas: forma e información
Al preparar una contratación conviene separar si el contrato debe constar por escrito y qué condiciones esenciales debe recibir la persona. Son obligaciones relacionadas, pero no idénticas. Un contrato escrito puede omitir información exigible; una relación que no requiere una forma especial puede generar igualmente un deber de información.
La revisión puede comenzar con una ficha del puesto: modalidad, duración, jornada, centro, grupo, salario y convenio. Después se decide qué datos van en el contrato y cuáles se facilitan en otro documento. El objetivo no es multiplicar anexos, sino asegurarse de que la persona dispone de una versión completa y coherente.
Si un dato aparece en varios lugares, debe coincidir. Una fecha de inicio distinta entre contrato y comunicación de alta, o una jornada que cambia en el calendario, no se arregla añadiendo más papeles. Hay que identificar el dato correcto y corregir el soporte que no corresponda.
Cuándo el contrato debe constar por escrito
Los contratos a tiempo parcial, fijos discontinuos, formativos y otros supuestos del artículo 8 deben constar por escrito. fuente oficial La empresa debe identificar la modalidad antes del primer día y utilizar el contenido específico que le corresponde.
La firma escrita no es un trámite que pueda posponerse hasta que la gestoría cierre el mes. Jornada, causa, actividad o plan formativo deben estar acordados cuando empieza la prestación. Si quedan campos pendientes, el contrato todavía no describe la relación que se pretende iniciar.
También debe revisarse si una norma o el convenio exige forma en otros casos. Una plantilla general puede servir como base, pero no sustituye esa comprobación. El expediente debería mostrar qué modalidad se eligió y por qué.
Qué pasa si falta la forma exigida
Si una modalidad incumple la forma escrita exigida, puede presumirse indefinida y a jornada completa salvo prueba en contrario. fuente oficial La consecuencia afecta directamente a la posición jurídica de la empresa y explica por qué una oferta o un alta no sustituyen el contrato.
Detectar el error pronto permite ordenar la documentación, pero no debería encubrirse con una firma retroactiva. Hay que consultar cómo regularizar el caso y conservar la fecha real. La información de jornada, turnos y pagos puede resultar relevante para reconstruir lo ocurrido.
La mejor prevención consiste en impedir el alta operativa mientras falta un documento obligatorio. El control debe admitir excepciones justificadas, pero no convertir “se firmará después” en un estado habitual.
Relaciones de más de cuatro semanas
Cuando la relación dura más de cuatro semanas, la empresa informa por escrito de los elementos esenciales que no figuren ya en un contrato escrito. fuente oficial La empresa puede evitar duplicidades: si una condición ya está clara en el contrato, no necesita repetirla sin motivo.
Para saber qué falta, compara el contrato con la lista de información exigida. No conviene dar por hecho que un modelo contiene todo porque ocupa varias páginas. Algunos documentos describen salario y jornada, pero no identifican centro habitual, preavisos o convenio de forma suficiente.
La obligación de informar no convierte cada detalle operativo en cláusula contractual. Debe distinguirse la condición esencial de las instrucciones diarias. Un protocolo interno puede cambiar sin modificar el contrato; una variación del centro o de la jornada necesita otro análisis.
Identidad, inicio y duración
La información general incluye identidad de las partes, inicio, duración temporal previsible, domicilio de empresa y centro habitual. fuente oficial Los nombres y números de identificación deben coincidir con los documentos oficiales y con el alta.
La fecha de inicio se conecta con salario, antigüedad y plazos. No debería confundirse con la fecha de firma o con la primera jornada presencial si antes existió trabajo remoto. Cuando la duración es temporal, la información debe explicar la previsión sin ocultar la causa y los límites propios de la modalidad.
El domicilio de la empresa y el centro habitual tampoco son intercambiables. Una sociedad puede tener domicilio en una ciudad y prestar el trabajo en otra. Si existe movilidad o varios centros, la redacción debe describir la realidad con suficiente precisión.
Puesto, grupo y descripción suficiente
La información debe identificar categoría o grupo profesional, o describir el puesto con precisión suficiente. fuente oficial La denominación comercial del puesto puede acompañar al grupo, pero no debería sustituirlo cuando el convenio utiliza una clasificación concreta.
Una descripción suficiente permite entender las funciones principales sin crear una lista cerrada de cada tarea. “Técnico” o “administrativo” por sí solos pueden ser demasiado amplios. Añadir área, nivel de autonomía y responsabilidades habituales ayuda a relacionar puesto, salario y prevención.
Recursos humanos debería contrastar la descripción con quien dirigirá el trabajo. Si la oferta prometía análisis y el puesto real se limita a atención telefónica, el problema no es solo de redacción. La documentación ha revelado una diferencia que debe resolverse antes de incorporar.
Salario y periodicidad
También debe informar salario base y complementos, periodicidad, jornada ordinaria, vacaciones, preavisos y convenio aplicable. fuente oficial En materia salarial, la cifra total anual no siempre permite saber cómo se compone o cuándo se cobra.
La información debería distinguir base y complementos relevantes, indicar periodicidad y explicar si las pagas se abonan separadas o prorrateadas cuando proceda. Debe concordar con el convenio y con la oferta aceptada. Un variable necesita reglas que permitan entender su devengo, no una promesa indeterminada.
Antes de firmar, administración puede simular una nómina ordinaria. Si no logra reproducir la retribución comunicada, falta una definición o existe una diferencia. Es más fácil resolverla antes del primer pago que mediante regularizaciones posteriores.
Jornada ordinaria y calendario
La jornada debe expresarse en una unidad útil y acompañarse de la distribución cuando la modalidad lo exige. El número anual, semanal o mensual tiene que enlazar con el horario que aplicará el responsable. Una cifra correcta junto a un cuadrante incompatible sigue siendo un problema.
El calendario puede concretar turnos, descansos y festivos sin llenar el contrato de detalles variables. Debe quedar claro qué documento contiene la jornada pactada y cuál organiza su ejecución. Los cambios no pueden introducir más horas o una distribución distinta sin el tratamiento correspondiente.
En trabajo parcial, fijo discontinuo o a distancia existen requisitos adicionales. La ficha general no debe ocultarlos. La empresa necesita abrir el anexo o documento específico que proceda y comprobar su coherencia con la información común.
Vacaciones y preavisos
Informar sobre vacaciones no consiste únicamente en poner un número de días si el convenio regula disfrute, periodos o planificación. La persona necesita saber la duración aplicable o cómo se determina, además del procedimiento interno para solicitar fechas.
Los preavisos deben vincularse a los supuestos que los generan. Una referencia genérica a “los legales” puede no orientar sobre extinción, cambios u otras situaciones. No hace falta reproducir todo el convenio, pero sí identificar la regla o la fuente de manera accesible.
La empresa debe evitar mezclar política interna y derecho convencional. Una fecha preferida para solicitar vacaciones puede ordenar la planificación, pero no debería presentarse como pérdida automática de derechos si esa consecuencia no existe.
Convenio aplicable e identificable
La información debe permitir saber qué convenio colectivo regula la relación. El nombre tiene que ser suficientemente preciso y corresponder al ámbito de la empresa, actividad y centro. Citar un sector genérico o un documento derogado impide localizar las condiciones.
La elección del convenio no puede hacerse para completar una casilla al final. Afecta a grupo, salario, jornada, prueba y preavisos. Por eso debería resolverse antes de redactar el resto del contrato. Si la empresa tiene centros o actividades con convenios diferentes, debe analizar el puesto concreto.
Conserva la referencia de publicación y vigencia consultada. Cuando se actualice, administración podrá identificar qué condiciones deben cambiar y desde cuándo. No es necesario entregar una copia impresa completa si existe acceso adecuado, pero la persona debe poder identificarlo.
Dos meses para entregar la información
La información general debe entregarse dentro de los dos meses siguientes al inicio de la relación. fuente oficial El plazo es un máximo. Para una incorporación ordenada, la mayor parte de las condiciones debería conocerse antes de empezar.
Si la relación termina antes de dos meses, la información se entrega antes de la extinción. fuente oficial Esperar siempre al último día del plazo puede hacer imposible cumplir en contratos breves o en extinciones anticipadas.
Un circuito práctico prepara contrato e información juntos y registra la entrega. Si falta un dato que depende de una decisión posterior, se identifica y se completa con margen. La empresa no debería usar el plazo para mantener salario, centro o jornada sin definir.
Un mes para informar modificaciones
Las modificaciones de los elementos informados se comunican por escrito dentro del mes siguiente a su efectividad. fuente oficial El proceso debe detectar cambios de salario, jornada, centro, funciones u otros datos afectados y decidir qué documento corresponde.
No toda actualización espera un mes. Si el cambio requiere acuerdo previo o información anterior por otra norma, debe respetarse esa regla. Este plazo no autoriza a aplicar unilateralmente una modificación ni sustituye sus requisitos.
Conserva la versión anterior, la comunicación nueva y su fecha de efectos. Sobrescribir la ficha de personal pierde el histórico. Un registro de cambios permite que nómina, responsable y persona trabajadora consulten la misma condición vigente.
Requisitos particulares que se suman
Los requisitos particulares de tiempo parcial, fijo discontinuo, contrato formativo o teletrabajo se añaden a la información general. fuente oficial Cumplir una cláusula específica no elimina identidad, salario, grupo o convenio.
En tiempo parcial, deben aparecer horas y distribución; en fijo discontinuo, la actividad y estimaciones pertinentes; en contratos formativos, el plan y los elementos propios; y en trabajo a distancia regular, el acuerdo correspondiente. Cada modalidad necesita su revisión, sin duplicar datos de forma contradictoria.
La empresa puede usar módulos documentales: una base general y anexos específicos controlados. El sistema solo funciona si hay una versión responsable y si los anexos se activan según la modalidad real, no según la etiqueta elegida en el software.
Una incorporación vista desde tres personas
Quien selecciona conoce la oferta y las expectativas. Quien administra conoce convenio, alta y nómina. Quien dirige el puesto conoce horario, centro y funciones. La documentación falla cuando esas tres visiones no se comparan antes de la firma.
Una reunión breve o una ficha compartida puede resolver diferencias. El responsable confirma tareas y calendario; administración valida grupo y salario; selección verifica que coincide con lo prometido. Las preguntas abiertas se asignan a una persona y una fecha.
La persona contratada debe recibir una respuesta clara, no el resultado de conversaciones internas inconclusas. Si plantea una discrepancia al firmar, corrígela antes de comenzar. Guardar una nota de que “se verá más adelante” no define una condición esencial.
Firma electrónica y entrega con constancia
La firma electrónica puede ordenar el proceso si la persona recibe el documento, puede consultarlo y queda constancia suficiente. La herramienta no corrige cláusulas incompletas ni una identidad equivocada. Antes de enviar, bloquea la versión y revisa los anexos que deben viajar con ella.
El expediente debería distinguir envío, firma y entrega. Una invitación automática demuestra que se inició un flujo, pero no siempre que la persona accedió a todos los documentos. Conserva el justificante adecuado y facilita una copia que siga disponible fuera de la plataforma.
Si hay una corrección antes del inicio, anula o identifica la versión anterior. No mantengas dos solicitudes activas con salarios o jornadas diferentes. La persona debe saber cuál firma y administración cuál debe usar para el alta.
Cuando la persona necesita otra lengua o formato
La información debe ser comprensible. Si la persona no domina el idioma del modelo, la empresa puede facilitar una explicación o versión de apoyo sin perder la referencia jurídica del documento aplicable. No es suficiente pedir una firma sobre condiciones que no ha podido leer.
La accesibilidad también puede requerir un formato distinto. Un PDF escaneado puede impedir el uso de lectores de pantalla y dificultar búsquedas. Preparar documentos estructurados beneficia además a administración, porque reduce campos ilegibles y copias manuales.
Cuando se ofrece una traducción de apoyo, conviene identificar cuál es la versión contractual y resolver cualquier diferencia antes de firmar. La traducción no debe introducir una jornada, un puesto o un plazo que no aparece en el original.
Datos que cambian durante la preparación
Entre oferta y alta pueden cambiar el centro, la fecha o el horario. Cada cambio debe volver a la ficha común y pasar por quienes resulten afectados. Editar solo el contrato deja sin actualizar la prevención, el cuadrante o la comunicación de alta.
Una fecha de inicio aplazada puede mover plazos, formación y disponibilidad del responsable. No debería quedar reflejada únicamente en un mensaje. La versión final del contrato y los sistemas deben usar la fecha realmente acordada.
Si cambia el salario por una revisión de convenio antes de la incorporación, vuelve a calcular la nómina simulada y actualiza la información. La persona necesita conocer la condición vigente, no firmar una cifra con la promesa de corregirla después.
Archivo que permita responder preguntas
El archivo no se diseña solo para una inspección. Debe permitir responder a la persona qué condición se acordó y desde cuándo. Contrato, anexos, comunicaciones y cambios pueden reunirse bajo un identificador común sin duplicar archivos.
Limita permisos según función. El responsable necesita jornada y puesto; no necesariamente documentos personales completos. Administración conserva soportes y fechas. La separación reduce exposición y evita que circulen versiones locales sin control.
Una revisión anual de modelos sirve para retirar convenios obsoletos, enlaces rotos y cláusulas que ya no se usan. No debe modificar contratos firmados. Su finalidad es que la siguiente incorporación parta de una base vigente y que cualquier excepción se detecte, no se copie.
Comprueba modalidad y forma escrita, identidad, inicio, duración, centro, puesto, grupo, salario, jornada, vacaciones, preavisos y convenio. Añade los documentos específicos y verifica las fechas de entrega. No marques una casilla si el soporte aún está en borrador.
Después compara contrato, alta prevista, calendario y configuración de nómina. Cada sistema puede mostrar los datos de otra manera, pero no debe cambiar su significado. Si una jornada semanal produce un coeficiente incoherente o un salario anual no coincide con las mensualidades, detén el alta y revisa.
La información debe adaptarse al convenio y al caso. Esta guía organiza el control documental, pero no decide por sí sola una modalidad ni valida una modificación. TaxFactory puede revisar el contrato y la información de condiciones.