El contrato de sustitución cubre a una persona con reserva de puesto, completa una jornada reducida amparada legal o convencionalmente o cubre una vacante durante un proceso de selección; debe identificar a la persona sustituida y la causa cuando corresponda. Fuente oficial

Esta guía se dirige a empleadores en España y se ha contrastado con fuentes oficiales el 2026-07-17. Explica los requisitos y la trazabilidad de un contrato de sustitución desde una perspectiva de cumplimiento documental. No sustituye una revisión profesional de los hechos de una empresa concreta.

Anota además quién confirmó la continuidad de la causa y en qué fecha se hizo esa comprobación antes de cada vencimiento.

No toda ausencia permite usar esta modalidad

El artículo 15 permite el contrato de sustitución para reemplazar a una persona con derecho a reserva de puesto. Fuente normativa

La sustitución tiene una lógica concreta: cubrir a quien conserva el derecho a volver al puesto, completar la jornada reducida de otra persona cuando la reducción esté amparada legal o convencionalmente, o mantener una vacante mientras se completa un proceso de selección o promoción. En el supuesto de jornada reducida, el contrato debe identificar a la persona sustituida y la causa. Antes de contratar, identifica cuál de esas situaciones existe. Una ausencia informal, una carga de trabajo acumulada o una necesidad permanente no se convierten en sustitución solo porque haya un puesto sin cubrir.

El contrato de sustitución también puede completar la jornada reducida de otra persona cuando la reducción esté amparada legal o convencionalmente, identificando a la persona sustituida y la causa. Fuente normativa

Identificar a la persona y la causa

El contrato debe especificar el nombre de la persona sustituida y la causa de la sustitución. Fuente normativa

Cuando se sustituye a alguien, el contrato debe especificar el nombre de esa persona y la causa. Esta exigencia obliga a cerrar el expediente de origen: qué reserva existe, desde cuándo, qué puesto queda afectado y quién puede acreditar la situación. Es útil que el contrato y la documentación interna utilicen la misma referencia para evitar confundir una sustitución con una vacante ordinaria.

Solapamiento de hasta quince días

La persona sustituta puede empezar antes de la ausencia durante el tiempo imprescindible, con un máximo de quince días. Fuente normativa

La ley permite un margen limitado para que la persona sustituta empiece antes de la ausencia y se produzca una transmisión adecuada. Ese margen tiene un máximo y no debe usarse como una etapa de prueba encubierta. Anota las fechas de ambos trabajadores y la finalidad concreta del solapamiento. Si no hay razón documentada, no asumas que el mero acompañamiento justifica una anticipación.

Vacante durante selección o promoción

La modalidad puede cubrir una vacante mientras se desarrolla su proceso de selección o promoción para cobertura definitiva. Fuente normativa

La cobertura temporal de una vacante sigue una regla distinta. Debe existir un proceso dirigido a cubrirla definitivamente, no una búsqueda indefinida sin calendario. Guarda la apertura del proceso, los criterios, la fecha prevista y las actuaciones realizadas. La documentación demuestra que la temporalidad está conectada con una cobertura estable en curso.

Duración y convenio

La cobertura temporal de una vacante no puede superar tres meses ni el plazo inferior del convenio colectivo. Fuente normativa

El límite de tres meses para la vacante puede verse reducido por el convenio aplicable. Por eso no fijes la fecha final sin revisar el texto colectivo. La duración debe ser coherente con la causa, y una prórroga no puede tratarse como un trámite automático si la selección se ha paralizado o el puesto ha cambiado.

Relación con alta y comunicación

Aunque la causa sea de sustitución, sigue siendo necesario preparar alta, datos de jornada, convenio, clasificación y comunicación contractual. La modalidad no absorbe esos pasos. Usa una lista específica para comprobar que los documentos de la ausencia, el contrato, el alta y la comunicación coinciden en fechas y condiciones.

Acreditar la causa antes de firmar

Antes de firmar, reúne el documento que acredita reserva o la apertura del proceso de cobertura definitiva. Redacta la causa con nombres y fechas verificables. Si no puedes identificar el hecho que termina la necesidad temporal, no cierres este contrato sin una revisión laboral.

Expediente de la ausencia

Antes de contratar, abre el expediente de la persona ausente o de la vacante. Debe explicar qué derecho a reserva existe, qué puesto afecta, desde cuándo y qué dato permitirá saber que la necesidad terminó. Si la sustitución se basa en una ausencia que nadie puede documentar, el contrato empieza con una debilidad que la redacción no puede resolver.

Nombre y causa sin ambigüedad

La identificación de la persona sustituida y la causa deben aparecer de forma que se puedan contrastar. Evita referencias internas incomprensibles o fórmulas que no distinguen una reserva de una simple falta de personal. Si hay protección de datos, limita el acceso al expediente, pero no suprimas la información necesaria para justificar la modalidad en los documentos que corresponda.

Planificar el solapamiento

Si se prevé un periodo de acompañamiento, fija sus fechas, tareas y finalidad. El máximo legal no sustituye la necesidad de explicar por qué se adelanta la incorporación. Un solapamiento bien organizado transmite conocimientos; uno indefinido puede ocultar que no existe una ausencia clara. Revisa que ambos calendarios coincidan con el contrato y el alta.

Vacante en selección

Para una vacante temporal, conserva la apertura del proceso, la descripción del puesto, las decisiones de selección y el objetivo de cobertura definitiva. La vacante no debe quedar en una búsqueda sin horizonte. Si el proceso se detiene o cambia el puesto, revisa de inmediato si la modalidad y la fecha final siguen teniendo fundamento.

Límite temporal

El límite legal o el posible plazo inferior de convenio requieren una alerta de seguimiento. No esperes al final para descubrir que el proceso de cobertura no ha avanzado. Programa revisiones de estado, anota candidaturas o promociones y define quién decide la siguiente acción. La gestión anticipada evita prórrogas sin base documental.

Condiciones del sustituto

La persona sustituta necesita contrato, alta, jornada, clasificación y convenio coherentes con el puesto que cubrirá. La causa de sustitución no autoriza a descuidar salario o jornada. Compara las condiciones con la necesidad real y explica cualquier diferencia que sea relevante según el marco aplicable.

Documentos que deben convivir

Reúne reserva o proceso de selección, contrato, alta, comunicación contractual y justificantes de cambios. Usa fechas consistentes y un identificador interno que permita relacionarlos sin divulgar datos más allá de lo necesario. Un expediente completo no es un archivo voluminoso: es una cadena de documentos que puede revisarse sin conjeturas.

Criterio final

Si no puedes describir quién se sustituye o qué vacante está en selección, no uses esta modalidad como respuesta genérica a una ausencia. Identifica la necesidad real y busca la revisión adecuada. La precisión aquí no es una cuestión de estilo; es el elemento que conecta el contrato temporal con el hecho que pretende cubrir.

Construir el expediente de la sustitución

Acreditar la reserva de puesto

Abre el documento que origina la ausencia y comprueba que reconoce la reserva del puesto. La causa del contrato, la identidad de la persona sustituida y las fechas deben reproducir ese soporte sin añadir una duración estimada incompatible. Si se cubre temporalmente una vacante durante la selección, controla por separado el límite de tres meses o el plazo inferior que establezca el convenio.

Identificar a la persona sustituida

Antes de firmar, verifica que el contrato identifica a la persona sustituida y explica la causa de sustitución con suficiente precisión. Revisa también si existe solapamiento permitido y qué hecho pondrá fin al contrato. Si falta la reserva de puesto o no puede acreditarse que hay un proceso de selección para una vacante, pausa la contratación; un rechazo técnico solo se reenvía después de corregir el dato señalado.

Formular la causa sin ambigüedad

Redacta la causa con la persona sustituida, su reserva y el hecho final. En una vacante, identifica puesto y selección. Si esos datos no quedan claros, no firmes hasta completar el expediente.

Fijar el inicio de la ausencia

Fija el inicio de la ausencia con el documento que reconoce la reserva de puesto y comprueba que coincide con el contrato. Anota cualquier dato pendiente y quién debe resolverlo. Si no puede identificarse a la persona, la causa o el hecho que pondrá fin a la sustitución, no firmes hasta aclararlo.

Justificar el solapamiento

Si existe solapamiento, explica las funciones de entrega y fija los días permitidos. Conserva calendario y evidencia. Un solapamiento genérico no justifica prolongar la cobertura.

Limitar el solapamiento a quince días

Justifica qué tareas o información deben transferirse durante el solapamiento y por qué hacen falta esos días. El máximo de quince días no es una duración automática. Las fechas de ambas personas y la causa documentada deben permitir comprobar el periodo sin recurrir a explicaciones posteriores.

Describir el puesto cubierto

Describe las funciones que se cubrirán y relaciónalas con la ausencia o con la vacante concreta. La descripción debe permitir entender por qué esa cobertura es temporal y qué hecho pondrá fin al contrato. Si se trata de una selección o promoción, conserva también la convocatoria y el calendario real del proceso. Revisa el convenio porque puede establecer un plazo inferior para cubrir la vacante.

Abrir el proceso de selección

Al abrir una selección, guarda convocatoria, puesto, fechas y actuaciones. El contrato solo cubre el proceso dentro del límite. Sin cobertura definitiva en curso, no presentes una necesidad ordinaria como vacante temporal.

Probar que la cobertura será definitiva

Si el contrato cubre una vacante durante selección o promoción, abre un expediente específico para ese proceso. Debe incluir la identificación del puesto, la fecha de inicio, las actuaciones realizadas y el límite de tres meses o el plazo inferior del convenio. Revisa el avance antes del vencimiento y documenta quién ocupará definitivamente la plaza o por qué el proceso termina sin cobertura. Si no existe una selección real o la necesidad continúa después del límite, no prolongues la sustitución: determina qué contratación corresponde antes de mantener a la persona en el puesto.

Consultar el plazo de convenio

Consulta el convenio antes de fijar la duración de una cobertura de vacante, porque puede establecer un plazo inferior. Relaciona ese límite con el inicio del proceso de selección y su fecha prevista de término. Si no existe reserva acreditada ni un proceso real de cobertura definitiva, pausa la contratación.

Controlar el máximo de tres meses

Nombra a quien controlará el vencimiento y crea alertas previas. Revisará si el convenio reduce el plazo y conservará el historial. Si no hay selección activa, deberá detener la contratación y replantear la modalidad.

Cerrar el contrato al terminar la causa

El contrato termina cuando desaparece la causa que lo sostenía, no cuando resulta cómodo cerrar la nómina. Guarda el documento de reincorporación o la resolución del proceso de selección y coordina la fecha con afiliación. En coberturas de vacante, revisa además cualquier plazo inferior fijado por el convenio.

Alinear alta y comunicación

Alta, contrato y comunicación deben usar la misma identidad sustituida, causa y fechas. Archiva juntos la reserva de puesto o el expediente de vacante y los justificantes administrativos. Si se mantuvo la temporalidad sin una causa o final identificable, conserva la documentación inicial y explica la corrección aplicada.

Revisar el expediente antes de prorrogar

No prolongues el contrato por inercia. Comprueba si continúa la reserva de puesto, si la persona sustituida sigue ausente o si el proceso para cubrir la vacante permanece abierto dentro del plazo aplicable. Si la causa terminó, cierra el contrato; si cambió, analiza la nueva situación por separado. Sin evidencia actual de la causa no hay base para mantener la sustitución.

Control final de causa, persona y duración

Dibuja una línea temporal con la ausencia, los días de solapamiento y el regreso previsto. Si se trata de vacante, sustituye la ausencia por apertura y cierre esperado del proceso de selección. La visualización deja claro qué hecho termina el contrato y si el período elegido supera la causa.

Para el solapamiento, describe qué información o tareas deben transferirse y por qué se necesitan esos días. El máximo de quince días es un techo, no una duración automática. En una vacante, controla el límite de tres meses y cualquier plazo inferior del convenio con una alerta anterior al vencimiento.

Cierra solo cuando el contrato identifica a la persona y causa, o cuando el expediente acredita el proceso de cobertura definitiva. Si la selección se paraliza o la reserva cambia, reabre el análisis antes de prolongar la prestación.

Dos expedientes que no deben confundirse

La sustitución por reserva de puesto parte de una persona identificada y una causa que explica su ausencia. La cobertura de vacante parte, en cambio, de un proceso para ocupar definitivamente el puesto. Crea una portada distinta para cada supuesto. En la primera anota ausencia, reserva, posible solapamiento y regreso; en la segunda, apertura de la selección, actuaciones realizadas y fecha límite.

El solapamiento se justifica por una transmisión concreta. Describe qué conocimiento debe trasladarse y cuántos días necesita, sin adoptar automáticamente el máximo legal. Para la vacante, programa una revisión antes de tres meses o del plazo inferior del convenio. Si el proceso no ha avanzado, la solución no es prolongar por inercia, sino revisar qué modalidad corresponde.

El cierre se produce por el hecho que terminaba la necesidad: regreso, desaparición de la reserva o cobertura definitiva. Contrato, alta, comunicación y documento de cierre deben usar fechas compatibles. Una ausencia que cambia de naturaleza obliga a reabrir el análisis.

Si la persona sustituida anuncia un regreso distinto del previsto, registra la nueva fecha y comprueba cómo afecta a contrato, alta y calendario de solapamiento. No prolongues por una conversación informal ni finalices sin coordinar el día efectivo. En una vacante, deja evidencia de las actuaciones de selección: publicación, entrevistas, promoción o decisión de cobertura. Esa secuencia permite distinguir un proceso real de una espera indefinida. El expediente debe indicar quién vigila el plazo y qué ocurrirá si no se cubre el puesto. La ausencia de candidato no amplía por sí sola el límite aplicable.

Designa quién recibirá el aviso de regreso de la persona sustituida y quién controla el proceso de selección. Sin responsables, la causa puede terminar mientras el contrato continúa por inercia. El aviso debe activar una comparación de fechas y una instrucción clara para nómina, afiliación y responsable del centro.

Mantén una alerta ligada al hecho que pone fin a la sustitución, no solo a una fecha estimada. En una reserva depende de la reincorporación confirmada; en una vacante, del límite aplicable y del avance real de la selección. Si la causa cambia, documenta el nuevo hecho antes de prolongar la relación.

Comunica la fecha confirmada a nómina, afiliación y responsable del centro. Los tres deben trabajar con el mismo día de cierre.

El expediente debe contar una historia temporal completa. Empieza con el documento que acredita la ausencia y la reserva de puesto, sigue con el contrato que identifica a la persona sustituida y termina con la evidencia de reincorporación o desaparición de la causa. Para una vacante, sustituye esa secuencia por convocatoria, actuaciones de selección y resolución definitiva. Si existe solapamiento, añade su calendario y la explicación de las tareas de entrega. Revisa periódicamente si la causa continúa; una fecha máxima no permite mantener el contrato cuando el motivo terminó antes. Cuando el convenio establezca un límite menor, incorpora esa referencia al control de vencimientos. Así, otra persona podrá entender por qué comenzó, cuánto podía durar y qué hecho obligaba a cerrarlo.